Hướng dẫn khai và quyết toán thuế TNCN theo Công văn 42303

Bối cảnh ban hành Công văn 42303/CT-TTHT

Ngày 20/6/2018, Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành Công văn 42303/CT-TTHT để trả lời vướng mắc của Hiệp hội cho thuê tài chính Việt Nam liên quan đến chính sách thuế thu nhập cá nhân. Vấn đề được đặt ra không đơn thuần là việc một tổ chức có phát sinh nghĩa vụ thuế hay không, mà còn liên quan đến cách xác định nghĩa vụ kê khai và quyết toán trong trường hợp tổ chức không hoạt động kinh doanh, dịch vụ để tạo doanh thu.

Điểm đáng chú ý là cơ quan thuế không chỉ xem xét việc tổ chức có phải là người nộp thuế hay không, mà còn phân biệt giữa nghĩa vụ kê khai thuế trong kỳ và nghĩa vụ quyết toán thuế cuối kỳ. Đây là hai vấn đề có tính chất khác nhau và nếu không phân biệt rõ, tổ chức rất dễ áp dụng sai quy định.

Tổ chức không kinh doanh vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ thuế

Theo nội dung Công văn 42303/CT-TTHT, Cục Thuế Hà Nội khi đó căn cứ Thông tư 95/2016/TT-BTC để xác định phạm vi đối tượng đăng ký thuế. Quy định được viện dẫn bao gồm cả những tổ chức được thành lập theo thẩm quyền, không hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Điều này cho thấy việc một tổ chức không có hoạt động kinh doanh không đồng nghĩa với việc tổ chức đó đương nhiên không liên quan đến nghĩa vụ thuế.

Trong thực tế, một hiệp hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoặc tổ chức có tính chất tương tự có thể không cung cấp dịch vụ thu phí nhưng vẫn có người lao động và thực hiện chi trả tiền lương, tiền công. Khi đó, vấn đề thuế thu nhập cá nhân cần được xem xét dựa trên khoản thu nhập thực tế chi trả cho người lao động, thay vì chỉ căn cứ vào việc tổ chức có doanh thu hay không.

Đây chính là điểm có giá trị tham khảo quan trọng từ Công văn 42303: tình trạng không kinh doanh của tổ chức và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đối với khoản thu nhập trả cho cá nhân là hai vấn đề cần được tách biệt khi đánh giá.

Khi nào tổ chức phải kê khai thuế thu nhập cá nhân?

Một nội dung quan trọng được Cục Thuế Hà Nội giải thích là nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập.

Theo quy định được viện dẫn trong Công văn, tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân thực hiện khai thuế theo tháng hoặc quý nếu có phát sinh khấu trừ thuế. Ngược lại, nếu trong tháng hoặc quý không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì theo quy định tại thời điểm Công văn được ban hành, tổ chức không phải thực hiện khai thuế cho kỳ đó.

Với trường hợp cụ thể của Hiệp hội cho thuê tài chính Việt Nam, Cục Thuế Hà Nội kết luận rằng nếu trong tháng hoặc quý tổ chức trả thu nhập không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì không phải khai thuế thu nhập cá nhân.

Điểm này cần được hiểu theo đúng bản chất: không phải cứ có trả lương là mọi kỳ đều mặc nhiên phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Cần kiểm tra xem trong kỳ có phát sinh việc khấu trừ thuế hay không và đồng thời phải đối chiếu với quy định về kê khai đang áp dụng tại thời điểm thực hiện.

Nghĩa vụ quyết toán thuế là vấn đề khác

Một điểm dễ gây nhầm lẫn là tổ chức không phải khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc quý trong một trường hợp nhất định không có nghĩa là tổ chức đương nhiên được miễn quyết toán thuế.

Công văn 42303/CT-TTHT dẫn quy định tại Thông tư 92/2015/TT-BTC về trách nhiệm quyết toán thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công. Theo đó, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thực hiện quyết toán thay cho cá nhân có ủy quyền, không phụ thuộc vào việc trong kỳ có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Trường hợp tổ chức không phát sinh trả thu nhập thì mới thuộc trường hợp không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định được Công văn viện dẫn.

Như vậy, có thể hình dung thành hai tình huống khác nhau:

• Không phát sinh khấu trừ thuế trong tháng hoặc quý: theo quy định được Công văn 42303 áp dụng, không phải khai thuế kỳ đó.
• Có phát sinh trả thu nhập thuộc phạm vi quyết toán: tổ chức vẫn phải xem xét trách nhiệm quyết toán thuế, kể cả trường hợp không phát sinh số thuế phải khấu trừ.

Đây là điểm quan trọng nhất khi đọc và vận dụng nội dung Công văn.

Phân biệt “không có thuế phải nộp” và “không có nghĩa vụ kê khai”

Trong công tác thuế, ba khái niệm thường bị đánh đồng gồm không phát sinh thu nhập, không phát sinh số thuế phải khấu trừ và không phát sinh nghĩa vụ kê khai. Tuy nhiên, đây không phải lúc nào cũng là một.

Công văn 42303 cho thấy cơ quan thuế đã dựa vào từng tình trạng thực tế để xác định nghĩa vụ. Nếu tổ chức không có hoạt động dịch vụ có thu nhưng vẫn có hoạt động trả thu nhập cho người lao động thì cần tiếp tục xem xét nghĩa vụ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân.

Ngược lại, nếu tổ chức hoàn toàn không phát sinh việc trả thu nhập, trách nhiệm khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo nội dung Công văn được loại trừ.

Do đó, khi kiểm tra nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp hoặc tổ chức không nên chỉ đặt câu hỏi “có doanh thu hay không”, mà cần xác định thêm:

Có trả thu nhập cho cá nhân hay không? Có thuộc diện khấu trừ thuế hay không? Có phát sinh trách nhiệm quyết toán hay không?

Ý nghĩa thực tiễn đối với tổ chức trả lương

Nội dung Công văn 42303 đặc biệt hữu ích đối với các tổ chức có cơ cấu hoạt động không đặt mục tiêu kinh doanh như hiệp hội, hội nghề nghiệp hoặc các tổ chức tương tự.

Một tổ chức không thu phí dịch vụ, không có hoạt động kinh doanh vẫn có thể thuê nhân sự, ký hợp đồng lao động và chi trả tiền lương. Khi đó, việc xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân cần dựa trên quan hệ trả thu nhập - người nhận thu nhập - trách nhiệm khấu trừ, chứ không chỉ dựa vào nguồn thu của tổ chức.

Về mặt quản trị, tổ chức nên xây dựng quy trình kiểm tra riêng đối với các khoản chi trả cho cá nhân. Mỗi kỳ trả lương cần xác định đối tượng nhận thu nhập, loại thu nhập, mức thu nhập, khoản giảm trừ và nghĩa vụ khấu trừ theo quy định tương ứng.

Việc lưu giữ bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ chi trả và hồ sơ ủy quyền quyết toán cũng có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra.

Cần lưu ý về giá trị áp dụng của các quy định được viện dẫn

Mặc dù Công văn 42303/CT-TTHT vẫn là tài liệu có giá trị tham khảo để nghiên cứu cách cơ quan thuế Hà Nội giải đáp vướng mắc vào năm 2018, người đọc không nên máy móc áp dụng các quy định được dẫn chiếu trong Công văn cho kỳ tính thuế hiện nay.

Lý do là nhiều văn bản làm căn cứ cho Công văn đã thay đổi hoặc hết hiệu lực. Chẳng hạn, Thông tư 156/2013/TT-BTC đã hết hiệu lực toàn bộ từ ngày 1/5/2017 theo Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật; các quy định về quản lý, khai thuế sau đó tiếp tục được sửa đổi và thay thế bởi hệ thống văn bản mới.

Vì vậy, nếu sử dụng Công văn 42303 để giải quyết một trường hợp phát sinh trong năm 2026, cần xem đây là tài liệu giải thích chính sách tại thời điểm năm 2018, đồng thời đối chiếu với pháp luật thuế hiện hành trước khi thực hiện kê khai hoặc quyết toán.

Giá trị tham khảo của Công văn 42303/CT-TTHT

Điểm đáng lưu ý nhất của Công văn không nằm ở việc đưa ra một cách kê khai áp dụng cho mọi tổ chức, mà nằm ở phương pháp phân tích nghĩa vụ thuế.

Cơ quan thuế đã xem xét đồng thời ba yếu tố: đặc điểm hoạt động của tổ chức, việc có phát sinh trả thu nhập và việc có phát sinh khấu trừ thuế. Từ đó, nghĩa vụ khai thuế và quyết toán được xác định tương ứng.

Cách tiếp cận này vẫn có ý nghĩa về mặt nghiệp vụ: khi gặp một trường hợp thuế thu nhập cá nhân phức tạp, cần xác định chính xác bản chất giao dịch và dòng tiền trước, sau đó mới đối chiếu với quy định về khấu trừ, kê khai và quyết toán.

Đặc biệt, cần tránh suy luận rằng một tổ chức “không kinh doanh” đồng nghĩa với “không có nghĩa vụ thuế”. Trong lĩnh vực thuế thu nhập cá nhân, nghĩa vụ có thể phát sinh từ chính việc tổ chức trả thu nhập cho cá nhân.

Kết luận

Công văn 42303/CT-TTHT ngày 20/6/2018 của Cục Thuế thành phố Hà Nội là văn bản giải đáp vướng mắc về chính sách thuế thu nhập cá nhân đối với Hiệp hội cho thuê tài chính Việt Nam. Theo hướng giải đáp tại thời điểm đó, trường hợp tổ chức không có hoạt động dịch vụ có thu nhưng có trả thu nhập cho cá nhân cần phân biệt rõ nghĩa vụ khai thuế định kỳ với nghĩa vụ quyết toán thuế. Nếu kỳ tháng hoặc quý không phát sinh khấu trừ thuế thì không phải khai thuế theo quy định được áp dụng trong Công văn; còn trách nhiệm quyết toán phải được xem xét riêng dựa trên việc có phát sinh trả thu nhập hay không.

Tuy nhiên, do hệ thống pháp luật thuế đã có nhiều thay đổi sau năm 2018, đặc biệt các quy định được Công văn dẫn chiếu đã được sửa đổi hoặc thay thế, khi xử lý hồ sơ thực tế hiện nay cần ưu tiên đối chiếu quy định đang có hiệu lực.