Phí hội viên, thuế và kế toán: Hướng dẫn cho hiệp hội

1. Thu phí hội viên không đồng nghĩa với phải lập hóa đơn

Một trong những vấn đề đáng chú ý được Cục Thuế tỉnh Hậu Giang làm rõ là cách xử lý khoản phí hội viên mà Hiệp hội thu từ các doanh nghiệp thành viên.

Theo hướng dẫn tại thời điểm ban hành Công văn 309/CT-TTHT, hóa đơn được xác định là chứng từ do bên bán lập nhằm ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Trong khi đó, Hiệp hội là tổ chức trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang và khoản tiền thu từ hội viên được sử dụng phục vụ hoạt động của Hiệp hội.

Do đó, đối với khoản phí hội viên thu đúng bản chất là phí đóng góp của thành viên để duy trì và phục vụ hoạt động của tổ chức, Hiệp hội không phải lập hóa đơn. Thay vào đó, việc thu và ghi nhận khoản tiền này được thực hiện bằng chứng từ kế toán phù hợp với chế độ kế toán áp dụng.

Điểm cần lưu ý là kết luận trên không có nghĩa mọi khoản tiền Hiệp hội nhận được đều được xem là phí hội viên. Nếu tổ chức phát sinh hoạt động mang tính kinh doanh, chẳng hạn cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ để thu tiền, thì khoản thu phải được xem xét theo cơ chế thuế tương ứng.

Như vậy, khi phân loại một khoản thu, yếu tố quan trọng không nằm ở cách gọi khoản tiền mà nằm ở bản chất giao dịch, mục đích thu và hoạt động thực tế phát sinh.

2. Khi nào tổ chức phải mua hóa đơn của cơ quan thuế?

Công văn cũng phân biệt khá rõ giữa hoạt động hội viên và hoạt động kinh doanh.

Theo quy định được Cục Thuế viện dẫn, tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh thuộc nhóm đối tượng có thể mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành theo quy định khi đó.

Điều này tạo ra một ranh giới quan trọng đối với các hiệp hội, hội và tổ chức tương tự. Một tổ chức có thể không được thành lập theo Luật Doanh nghiệp nhưng vẫn có thể phát sinh hoạt động kinh doanh. Khi đó, việc không mang tư cách doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc được loại trừ khỏi mọi nghĩa vụ về hóa đơn và thuế.

Đặc biệt, nếu Hiệp hội thực hiện các hoạt động thương mại như cung cấp dịch vụ quảng cáo, khai thác website để tạo doanh thu hoặc cung cấp những dịch vụ có thu tiền, cần đánh giá riêng từng hoạt động để xác định cách lập chứng từ, hóa đơn và nghĩa vụ thuế.

3. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng cần được lựa chọn phù hợp

Một nội dung khác có ý nghĩa thực tiễn là phương pháp tính thuế giá trị gia tăng.

Cục Thuế Hậu Giang dẫn quy định cho phép một số tổ chức kinh tế không phải doanh nghiệp, hợp tác xã có khả năng hạch toán thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra được đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.

Trong trường hợp không thuộc diện hoặc không đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ, tổ chức kinh tế khác không phải doanh nghiệp, hợp tác xã có hoạt động thuộc diện chịu thuế có thể thuộc trường hợp tính thuế giá trị gia tăng trực tiếp trên doanh thu theo quy định.

Điểm đáng chú ý ở đây là phương pháp tính thuế không nên được lựa chọn một cách máy móc. Tổ chức cần xem xét đồng thời khả năng tổ chức hệ thống kế toán, chứng từ đầu vào, đầu ra và đặc điểm hoạt động thực tế.

Với một đơn vị có nhiều khoản thu khác nhau, việc phân loại chính xác từng hoạt động ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng áp dụng sai phương pháp tính thuế hoặc kê khai không phù hợp.

4. Hoạt động kinh doanh của hiệp hội vẫn có thể phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp

Một quan niệm dễ dẫn đến sai sót là cho rằng tổ chức hoạt động vì mục đích hội viên thì mặc nhiên không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.

Công văn 309/CT-TTHT cho thấy cách tiếp cận không phải như vậy. Nếu Hiệp hội có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và tạo ra thu nhập thuộc diện chịu thuế thì phải thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.

Việc xác định số thuế phải nộp được xử lý tùy thuộc khả năng xác định doanh thu và chi phí.

• Nếu xác định được doanh thu nhưng không xác định được chi phí, thu nhập của hoạt động kinh doanh: thuế thu nhập doanh nghiệp được tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu đối với từng nhóm hoạt động theo quy định được viện dẫn trong công văn.
• Nếu xác định được đầy đủ chi phí và thu nhập: số thuế được xác định dựa trên thu nhập tính thuế và thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng.

Theo quy định tại thời điểm công văn được ban hành, hoạt động dịch vụ thuộc trường hợp không xác định được chi phí được áp dụng tỷ lệ 5% trên doanh thu; kinh doanh hàng hóa áp dụng tỷ lệ 1%, còn hoạt động khác áp dụng tỷ lệ 2%. Riêng giáo dục, y tế và biểu diễn nghệ thuật có tỷ lệ riêng theo quy định.

Điều này cho thấy hệ thống sổ sách kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng. Khả năng chứng minh chi phí hợp lệ không chỉ phục vụ công tác kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến phương thức xác định nghĩa vụ thuế.

5. Tiền lương nhân viên của hiệp hội thuộc diện xem xét thuế thu nhập cá nhân

Đối với người lao động, Cục Thuế xác định tiền lương, tiền công nhận từ Hiệp hội thuộc nhóm thu nhập từ tiền lương, tiền công và chịu sự điều chỉnh của quy định về thuế thu nhập cá nhân.

Do đó, Hiệp hội với tư cách tổ chức trả thu nhập phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến việc khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định.

Đáng chú ý, nghĩa vụ quyết toán không chỉ được xem xét dựa trên việc trong năm có phát sinh số thuế phải khấu trừ hay không. Trường hợp tổ chức có trả thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân, trách nhiệm khai và quyết toán được xác định theo quy định tương ứng; việc quyết toán thay cho cá nhân được thực hiện đối với những người lao động đáp ứng điều kiện và có ủy quyền.

Điều này đặt ra yêu cầu cho các hiệp hội phải quản lý tương đối đầy đủ hồ sơ tiền lương, hợp đồng lao động, chứng từ chi trả và thông tin phục vụ quyết toán thuế.

6. Không nên đánh đồng mọi khoản thu của tổ chức

Từ nội dung Công văn 309/CT-TTHT, có thể rút ra một nguyên tắc quan trọng: một tổ chức có nhiều nguồn thu thì mỗi nguồn thu cần được xem xét độc lập về bản chất và nghĩa vụ thuế.

Khoản phí hội viên dùng cho hoạt động của tổ chức có thể được xử lý khác với doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ. Tương tự, một khoản thu không phải lập hóa đơn vẫn chưa đồng nghĩa với việc tổ chức hoàn toàn không có nghĩa vụ thuế.

Đây là vấn đề đặc biệt đáng quan tâm đối với các hiệp hội và tổ chức có cơ cấu hoạt động đa dạng. Nếu không tách riêng từng loại khoản thu, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc xác định doanh thu chịu thuế, chi phí được tính, phương pháp tính thuế giá trị gia tăng cũng như nghĩa vụ về hóa đơn, chứng từ.

7. Ý nghĩa thực tiễn đối với công tác kế toán và quản trị thuế

Công văn của Cục Thuế tỉnh Hậu Giang không chỉ giải đáp trường hợp cụ thể của một hiệp hội mà còn cung cấp cách nhìn hữu ích về quản trị thuế đối với các tổ chức không hoạt động theo mô hình doanh nghiệp.

Trước hết, tổ chức cần xây dựng cơ chế phân loại nguồn tiền ngay khi phát sinh. Phí hội viên, tài trợ, các khoản thu từ dịch vụ và doanh thu kinh doanh không nên gộp chung nếu bản chất pháp lý khác nhau.

Tiếp theo, chứng từ cần được lập phù hợp với từng giao dịch. Đối với khoản thu không thuộc trường hợp lập hóa đơn, chứng từ kế toán vẫn cần được lưu giữ đầy đủ để chứng minh nguồn thu và mục đích sử dụng.

Bên cạnh đó, nếu tổ chức phát sinh hoạt động kinh doanh thường xuyên, việc tổ chức hệ thống kế toán và theo dõi doanh thu, chi phí riêng cho hoạt động này sẽ giúp xác định nghĩa vụ thuế chính xác hơn.

Cuối cùng, các quy định thuế được viện dẫn trong Công văn 309/CT-TTHT là quy định áp dụng tại thời điểm năm 2019. Vì vậy, khi vận dụng cho hoạt động hiện nay, cần đối chiếu với hệ thống pháp luật thuế, hóa đơn và kế toán đang có hiệu lực để tránh áp dụng trực tiếp quy định cũ cho giao dịch mới.

Kết luận

Công văn số 309/CT-TTHT ngày 20/5/2019 của Cục Thuế tỉnh Hậu Giang cho thấy nghĩa vụ thuế của hiệp hội được xác định dựa trên từng loại hoạt động và bản chất của từng khoản thu. Phí hội viên phục vụ hoạt động của Hiệp hội được hướng dẫn sử dụng chứng từ kế toán thay vì hóa đơn; trong khi hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có thể kéo theo yêu cầu về hóa đơn, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đồng thời, tiền lương trả cho người lao động vẫn thuộc phạm vi quản lý thuế thu nhập cá nhân và tổ chức trả thu nhập phải thực hiện trách nhiệm khai, quyết toán theo quy định.

Về góc độ quản trị, bài học quan trọng nhất là không nên chỉ căn cứ vào tư cách pháp lý của tổ chức để kết luận có hay không có nghĩa vụ thuế. Cần phân tích từng hoạt động, từng khoản thu, khả năng xác định chi phí và hệ thống chứng từ thực tế để lựa chọn cách xử lý phù hợp.