Công chứng điện tử - Đơn giản hóa thủ tục hành chính

Đây được kỳ vọng là một giải pháp đột phá, giúp người dân tiết kiệm thời gian, công sức trong các giao dịch dân sự quan trọng như làm thủ tục nhà đất, di chúc, hợp đồng… Vậy, người dân sẽ được hưởng lợi gì từ công chứng điện tử, quy trình thực hiện ra sao và có những lưu ý nào cần quan tâm? Mời bạn cùng xem qua bài viết sau đây nhé!
 

Công chứng điện tử: Bước tiến mới giúp người dân giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính

Công chứng điện tử là gì?

Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện trên môi trường điện tử, sử dụng các phương tiện kỹ thuật số để tạo lập, lưu trữ, và quản lý các văn bản công chứng. Thay vì quy trình truyền thống với giấy tờ và con dấu vật lý, công chứng điện tử ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa toàn bộ hoặc một phần quy trình, đảm bảo tính pháp lý và xác thực của văn bản.

Theo Điều 47 của Nghị định 104/2025/NĐ-CP, Văn bản công chứng điện tử (CCĐT) có thể được tạo lập theo hai hình thức chính:

• Tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử: Toàn bộ quy trình từ việc nộp hồ sơ, tiếp nhận, xử lý, cho đến việc ký số của các bên liên quan (người yêu cầu công chứng, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng) đều được thực hiện thông qua các nền tảng số. Đây là hình thức công chứng trực tuyến hoàn toàn.
• Chuyển đổi từ văn bản công chứng giấy sang văn bản điện tử: Các văn bản đã được công chứng bằng giấy tờ có thể được chuyển đổi thành định dạng điện tử. Sau khi được quét (scan), văn bản này sẽ được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ký số, đảm bảo giá trị pháp lý tương đương bản gốc.

Mỗi văn bản công chứng điện tử phải tích hợp các yếu tố xác thực như mã QR Code, đường link, mã số, hoặc các ký hiệu riêng khác để người dân dễ dàng kiểm tra tính xác thực và tham chiếu thông tin.

Người dân được hưởng lợi gì từ công chứng điện tử?

Công chứng điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt là trong việc giảm bớt thủ tục hành chính cho người dân:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại: Thay vì phải đến trực tiếp văn phòng công chứng, người dân có thể thực hiện một số thủ tục công chứng trực tuyến, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian di chuyển và các chi phí phát sinh liên quan. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người ở xa hoặc có lịch trình bận rộn.
• Thực hiện giao dịch linh hoạt: Công chứng điện tử cho phép người dân thực hiện các thủ tục vào bất kỳ thời điểm nào, bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet. Điều này mang lại sự linh hoạt tối đa, giúp người dân chủ động hơn trong việc hoàn tất các giao dịch dân sự của mình.
• Giảm thiểu giấy tờ, hồ sơ: Việc số hóa quy trình công chứng sẽ dần loại bỏ nhu cầu in ấn và lưu trữ hồ sơ giấy tờ cồng kềnh. Điều này không chỉ thân thiện với môi trường mà còn giảm bớt nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng tài liệu quan trọng.
• Minh bạch và dễ dàng tra cứu: Các văn bản công chứng điện tử được quản lý trên hệ thống số hóa, giúp việc tra cứu thông tin trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn. Người dân có thể dễ dàng kiểm tra tính xác thực của văn bản thông qua mã QR Code hoặc đường link được cung cấp.

Quy trình thực hiện công chứng điện tử thế nào?

Như đã đề cập ở mục "Công chứng điện tử là gì?", quy trình thực hiện công chứng điện tử có thể là:

• Quy trình công chứng trực tuyến hoàn toàn: Người yêu cầu công chứng sẽ nộp hồ sơ điện tử qua cổng thông tin hoặc hệ thống được cấp phép. Công chứng viên sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, và thực hiện các bước xác minh thông tin. Sau đó, các bên liên quan sẽ thực hiện ký số trên văn bản điện tử. Toàn bộ quá trình này được diễn ra trên môi trường mạng.
• Quy trình chuyển đổi từ bản giấy: Với văn bản công chứng giấy đã có, quy trình sẽ bao gồm việc quét (scan) tài liệu gốc để tạo ra bản điện tử. Sau đó, công chứng viên sẽ sử dụng chữ ký số của mình, và tổ chức hành nghề công chứng cũng sẽ sử dụng chữ ký số của mình để chứng thực bản điện tử này. Văn bản điện tử sau chuyển đổi sẽ có QR Code hoặc các mã định danh khác để kiểm tra tính xác thực.

Điều quan trọng là tất cả các văn bản công chứng điện tử đều phải có các yếu tố xác thực (như QR Code, đường link, mã số) để đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng kiểm tra.

Những lợi ích khác của công chứng điện tử

Ngoài những lợi ích trực tiếp cho người dân, công chứng điện tử còn mang lại những lợi ích vĩ mô hơn:

• Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước: Hệ thống công chứng điện tử giúp cơ quan quản lý nhà nước có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động công chứng, từ đó dễ dàng kiểm soát, thống kê và đưa ra các chính sách phù hợp.
• Góp phần thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia: Việc áp dụng công chứng điện tử là một bước tiến quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số của Việt Nam, hướng tới một chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số.
• Giảm thiểu tình trạng giả mạo văn bản: Với các biện pháp bảo mật và xác thực điện tử, công chứng điện tử giúp giảm thiểu nguy cơ làm giả hoặc sửa chữa trái phép các văn bản công chứng.

Các lưu ý và những điều đáng lo ngại khi Luật công chứng điện tử có hiệu lực

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai công chứng điện tử cũng đặt ra một số thách thức và vấn đề cần lưu ý:

• An toàn thông tin và bảo mật dữ liệu: Đây là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Việc bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu giao dịch khỏi các cuộc tấn công mạng, rò rỉ dữ liệu là tối quan trọng. Cần có các giải pháp kỹ thuật và pháp lý mạnh mẽ để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hệ thống.
• Khả năng tiếp cận công nghệ của người dân: Không phải ai cũng có đủ điều kiện và kiến thức để tiếp cận với công nghệ số. Cần có các chương trình tập huấn, hướng dẫn sử dụng thân thiện để đảm bảo mọi người dân đều có thể hưởng lợi từ công chứng điện tử.
• Tính toàn vẹn của bằng chứng điện tử: Việc xác định giá trị pháp lý của chữ ký số, con dấu điện tử và các bằng chứng điện tử khác trong trường hợp tranh chấp cần được quy định rõ ràng và chặt chẽ để tránh những rắc rối pháp lý.
• Hạ tầng kỹ thuật và khả năng vận hành: Hệ thống công chứng điện tử đòi hỏi một hạ tầng kỹ thuật vững chắc, ổn định và có khả năng chịu tải lớn. Việc duy trì và nâng cấp hệ thống liên tục là cần thiết để đảm bảo hoạt động thông suốt.
• Rủi ro về lỗi kỹ thuật và sự cố hệ thống: Mọi hệ thống công nghệ đều có thể gặp phải lỗi hoặc sự cố. Cần có các phương án dự phòng và quy trình xử lý sự cố rõ ràng để giảm thiểu ảnh hưởng đến người dân và các giao dịch.
• Đào tạo và nâng cao năng lực cho công chứng viên: Công chứng viên cần được đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin, an ninh mạng và các quy định pháp luật liên quan đến công chứng điện tử để có thể thực hiện tốt vai trò của mình.

Bạn xem chi tiết Nghị định 104/2025/NĐ-CP tại nguồn: vanban.chinhphu.vn
Xem thêm >>>
Các tin khác
luatnguyen.com

--------
BBT Luật Nguyễn