Quy định mới từ 1/7/2026: Những trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ

Việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, theo các hướng dẫn mới nhất áp dụng từ ngày 1/7/2026 (theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính), cơ quan thuế sẽ siết chặt công tác quản lý và tiến hành ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng HĐĐT đối với nhiều trường hợp vi phạm hoặc thuộc diện rủi ro.

Việc bị khóa hóa đơn sẽ khiến toàn bộ hoạt động bán hàng, xuất hàng và doanh thu của doanh nghiệp bị đóng băng ngay lập tức. Dưới đây là tổng hợp chi tiết các trường hợp bị áp dụng chế tài này để bạn chủ động rà soát và phòng ngừa rủi ro.

1. Các trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng HĐĐT (bao gồm HĐĐT có mã, không có mã và HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền) đối với các nhóm đối tượng sau:

Thay đổi trạng thái pháp lý và địa điểm:

• Người nộp thuế đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh bị cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp đang trong thời gian đăng ký tạm ngừng kinh doanh.

Bị áp dụng biện pháp cưỡng chế hành chính:

• Doanh nghiệp có quyết định cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn từ cơ quan thuế.

Vi phạm pháp luật nghiêm trọng về hàng hóa và hóa đơn:

• Bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo về hành vi sử dụng HĐĐT để kinh doanh hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
• Có hành vi lập HĐĐT bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền; đã bị cơ quan công an khởi tố hoặc có văn bản đề nghị ngừng sử dụng hóa đơn từ Công an, Viện kiểm sát, Tòa án.
• Bị cơ quan kiểm tra xác định có hành vi trốn thuế, hoặc thành lập doanh nghiệp chỉ nhằm mục đích mua bán, sử dụng HĐĐT không hợp pháp.

Bị yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền:

• Doanh nghiệp bị cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu tạm ngừng hoạt động do không đủ điều kiện kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
• Có thông báo từ cơ quan có thẩm quyền về việc người nộp thuế vi phạm pháp luật thuế và hóa đơn.

Không đáp ứng điều kiện HĐĐT từ máy tính tiền:

• Thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không còn đáp ứng các điều kiện sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định pháp luật.

Bất cập dữ liệu dân cư và thuộc diện rủi ro cao:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cấp mã số thuế trước 1/7/2025 có thông tin không khớp đúng hoặc thiếu so với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: Nếu không bổ sung trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu, cơ quan thuế sẽ tạm ngừng HĐĐT.
• Người nộp thuế bị phân loại thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 94/2026/TT-BTC.

2. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh bị "đóng băng" hóa đơn?

Để đảm bảo chuỗi hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục, thông suốt và không bị gián đoạn đột ngột, người nộp thuế nên chủ động thực hiện ngay các bước sau:

• Rà soát dữ liệu định danh: Kiểm tra và đối chiếu ngay thông tin đăng ký thuế của cá nhân, chủ hộ kinh doanh với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (VNeID) để đảm bảo chính xác 100%.
• Kiểm tra địa chỉ trụ sở: Đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động đúng tại địa chỉ đã đăng ký, có treo biển hiệu và có người đại diện làm việc để tránh bị cơ quan thuế xác minh là "không hoạt động tại địa chỉ đăng ký".
• Hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn: Theo dõi sát các khoản nợ thuế, tiền chậm nộp để xử lý kịp thời, tránh để phát sinh quyết định cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn.
• Kiểm soát tính hợp pháp của hóa đơn: Tuyệt đối không lập hóa đơn khống, không mua bán hóa đơn và tuân thủ đúng định dạng, điều kiện khi xuất HĐĐT từ máy tính tiền.

Lời kết

Khóa hóa đơn điện tử không chỉ làm ngưng trệ dòng tiền và hoạt động bán hàng của doanh nghiệp mà còn gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín đối với khách hàng, đối tác. Trong bối cảnh ngành thuế đang đẩy mạnh chuyển đổi số và quản lý rủi ro bằng dữ liệu liên thông, sự chủ động tuân thủ và rà soát định kỳ chính là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp vận hành an toàn, minh bạch và phát triển bền vững.