Trách nhiệm lưu hồ sơ người phụ thuộc của doanh nghiệp từ 1/7/2026

1. Bước chuyển dịch trong quản lý thuế thu nhập cá nhân

Quy định hiệu lực từ thời điểm giữa năm 2026 đánh dấu một cột mốc quan trọng trong việc siết chặt tính tuân thủ pháp luật thuế của các đơn vị chi trả thu nhập. Thay vì chỉ đóng vai trò là cầu nối thu nộp ngân sách thụ động, các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay phải chủ động đảm nhận vai trò quản lý, kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ người phụ thuộc mà nhân sự kê khai.

Sự thay đổi này hướng tới việc minh bạch hóa các khoản thu nhập, giảm thiểu tối đa tình trạng gian lận thuế hoặc kê khai trùng lặp người phụ thuộc giữa các tổ chức chi trả khác nhau.

2. Chi tiết nghĩa vụ lưu giữ và cung cấp chứng từ

Theo cơ chế mới, tổ chức chi trả thu nhập phải xây dựng một quy trình quản lý chứng từ nghiêm ngặt đối với mọi khoản giảm trừ gia cảnh của người lao động:

• Trách nhiệm lưu trữ đầy đủ: Đơn vị có nghĩa vụ thu thập, phân loại và bảo quản toàn bộ tài liệu xác minh mối quan hệ nhân thân, giấy tờ chứng minh điều kiện phụ thuộc (như khai sinh, căn cước công dân, xác nhận khuyết tật, xác nhận thu nhập thấp...) của người phụ thuộc.

• Trách nhiệm cung cấp khi có yêu cầu: Khi cơ quan quản lý thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra hoặc đối soát dữ liệu, đơn vị chi trả phải có khả năng trích xuất và cung cấp chính xác, kịp thời toàn bộ hồ sơ đã lưu trữ.
  Lưu ý quan trọng: Việc thất lạc hoặc cung cấp thiếu chứng từ xác minh có thể dẫn đến việc cơ quan thuế bác bỏ quyền giảm trừ gia cảnh, gây ra rủi ro truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân.

3. Tác động tới quy trình vận hành của doanh nghiệp

Sự điều chỉnh này đặt ra bài toán lớn cho bộ phận Nhân sự và Kế toán trong các tổ chức:

• Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận - kiểm tra: Doanh nghiệp phải rà soát kỹ tính hợp lệ của từng loại giấy tờ do người lao động nộp trước khi áp dụng tính giảm trừ vào bảng lương.

• Chuyển đổi số trong lưu trữ: Để tối ưu hóa chi phí vận hành và giảm rủi ro mất mát chứng từ giấy, việc số hóa tập trung toàn bộ hồ sơ người phụ thuộc trên các hệ thống quản trị nhân sự (HRM) trở thành giải pháp cấp thiết.

• Phân định rõ rách nhiệm pháp lý: Đơn vị chi trả cần quy định rõ ràng trong nội quy hoặc thỏa thuận lao động về nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực của nhân sự, nhằm hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh cho tổ chức khi có sai phạm từ phía cá nhân.