Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ có phải xuất HĐĐT cho mọi giao dịch? Cập nhật mới nhất theo Công văn 3405/CT-CS 

Trong quá trình đồng hành và tư vấn cho hàng ngàn hộ kinh doanh (HKD) trên cả nước, Luật Nguyễn nhận thấy một lầm tưởng cực kỳ nguy hiểm: "Doanh thu của tôi dưới 1 tỷ đồng/năm, khách lẻ không đòi hóa đơn thì tôi không cần xuất".

Nếu bạn cũng đang nghĩ như vậy, hãy dừng lại ngay! Tổng cục Thuế vừa có hướng dẫn rất rõ ràng tại Công văn 3405/CT-CS năm 2026, siết chặt quản lý thuế đối với nhóm đối tượng này. Việc không nắm rõ luật có thể khiến tiệm tạp hóa, cửa hàng thời trang hay quán ăn của bạn đối mặt với những khoản phạt hành chính không đáng có.

Công văn 3405/CT-CS chốt hạ: HKD dưới 1 tỷ đã đăng ký HĐĐT phải xuất hoá đơn cho mọi giao dịch

Đây là thông tin mang tính chất "bước ngoặt" mà mọi chủ hộ kinh doanh cần phải nằm lòng. Cụ thể, Cục Thuế đã chính thức thống nhất với đề xuất xử lý của Thuế tỉnh Đồng Tháp về nguyên tắc sử dụng HĐĐT:

• Đối tượng áp dụng: Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống, đáp ứng điều kiện và đã tự nguyện đăng ký sử dụng HĐĐT (loại có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền).
• Quy định bắt buộc: Phải lập hóa đơn đầy đủ đối với tất cả các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định.
• Điều kiện đi kèm: Việc xuất hóa đơn này là bắt buộc cho từng giao dịch, hoàn toàn không phụ thuộc vào việc người mua hàng là ai và họ có yêu cầu lấy hóa đơn hay không.

Ví dụ thực tế cho dễ hình dung: Bạn mở một tiệm tạp hóa nhỏ, doanh thu năm chỉ khoảng 600 triệu đồng. Để chuyên nghiệp hóa, bạn chủ động đăng ký dùng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Khi có khách vào mua một hộp sữa giá 50.000 đồng, dù khách là khách vãng lai, trả tiền mặt xong là đi ngay và không đòi hóa đơn, bạn vẫn bắt buộc phải bấm máy xuất hóa đơn cho đơn hàng 50.000 đồng đó. Không xuất tức là vi phạm pháp luật!

Phân nhóm sử dụng HĐĐT theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP

Để biết mô hình kinh doanh của mình đang nằm ở diện nào và cần ứng xử ra sao, bạn hãy đối chiếu ngay với 3 trường hợp cụ thể dưới đây theo quy định tại khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP):

• Nhóm bắt buộc (Doanh thu TRÊN 01 tỷ đồng/năm): Phải áp dụng HĐĐT có mã hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu bạn có nhiều cửa hàng (địa điểm kinh doanh) thì dùng chung 1 mã số thuế của hộ kinh doanh nhưng phải ghi rõ mã địa điểm trên từng tờ hóa đơn.
• Nhóm tự nguyện (Doanh thu TỪ 01 tỷ đồng trở xuống): Không bắt buộc. Nhưng nếu bạn đáp ứng điều kiện và có nhu cầu thì đăng ký sử dụng. Luật Nguyễn lưu ý: Một khi đã bấm nút đăng ký tự nguyện thì phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định xuất hóa đơn cho mọi giao dịch như nhóm bắt buộc.
• Nhóm chuyển đổi (Mới kinh doanh hoặc doanh thu năm trước dưới 1 tỷ nhưng năm nay tăng trưởng vượt mốc 1 tỷ): Bạn phải đăng ký sử dụng HĐĐT trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt ngưỡng 1 tỷ đồng.

Cảnh báo: Mức xử phạt hành vi không lập hoá đơn khi bán hàng

Đây là phần nội dung cốt lõi mà Luật Nguyễn muốn bạn đặc biệt lưu tâm. Nhiều chủ hộ nghĩ phạt cùng lắm vài trăm nghìn, nhưng thực tế theo quy định mới nhất tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP), mức phạt được tính dựa trên số lượng "số hóa đơn" bị bỏ sót và con số này không hề nhỏ.

Lưu ý quan trọng về chủ thể chịu phạt:

Mức phạt dưới đây là mức áp dụng cho Tổ chức. Đối với cá nhân kinh doanh và Hộ kinh doanh, mức phạt tiền sẽ bằng 1/2 (một nửa) mức phạt của tổ chức. Dưới đây Luật Nguyễn đã quy đổi sẵn mức phạt dành riêng cho Hộ kinh doanh để bạn dễ theo dõi:

Các mức phạt cụ thể đối với HKD:

• Mức 1: Phạt cảnh cáo
  • Áp dụng khi hộ kinh doanh không lập 01 số hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để: Khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; Cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động hoặc tiêu dùng nội bộ; Xuất hàng cho vay, cho mượn, hoàn trả.
• Mức 2: Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng
  • Không lập hóa đơn hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ... từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn.
  • Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo quy định: 01 số hóa đơn.
• Mức 3: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng
  • Không lập hóa đơn hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ... từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn.
  • Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn.
• Mức 4: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng
  • Không lập hóa đơn hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ... từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn.
  • Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn.
• Mức 5: Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng
  • Không lập hóa đơn hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ... từ 100 số hóa đơn trở lên.
  • Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn.
• Mức 6: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng
  • Áp dụng cho hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường từ 50 số hóa đơn trở lên.

Biện pháp khắc phục hậu quả: Không chỉ nộp phạt là xong, hộ kinh doanh của bạn còn buộc phải lập lại hóa đơn để giao cho người mua theo đúng quy định.

10 Trường hợp HKD bị "Khóa" (ngừng sử dụng) HĐĐT

Bên cạnh việc bị phạt tiền do không xuất hóa đơn, bạn cũng cần biết các trường hợp cơ quan thuế sẽ chủ động ngừng cấp quyền sử dụng HĐĐT của hộ kinh doanh (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

1. Hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
2. Cơ quan thuế xác minh và thông báo hộ kinh doanh không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
3. Hộ kinh doanh thông báo tạm ngừng kinh doanh hoặc chủ động xin tạm ngừng sử dụng HĐĐT; hoặc chuyển từ phương pháp kê khai sang phương pháp khoán/nộp theo từng lần phát sinh.
4. Bị cơ quan thuế cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
5. Bị phát hiện dùng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
6. Có hành vi lập hóa đơn khống (bán khống hàng hóa, dịch vụ) để chiếm đoạt tiền và bị cơ quan công an phát hiện, khởi tố.
7. Có thông báo của cơ quan nhà nước về việc hộ kinh doanh vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn, hoặc không đủ điều kiện kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
8. Đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không còn đáp ứng điều kiện dùng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
9. Qua thanh tra, kiểm tra phát hiện hộ kinh doanh có hành vi trốn thuế hoặc được lập ra chỉ nhằm mục đích mua bán hóa đơn bất hợp pháp.
10. Hộ kinh doanh bị xếp vào diện có mức độ rủi ro về thuế rất cao.

💡 Mẹo nhỏ từ Luật Nguyễn để ứng phó thực tế: Nếu hộ kinh doanh của bạn đang trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, nhưng bất ngờ có khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn cho các hợp đồng đã ký kết trước ngày tạm ngừng, đừng tự ý xuất lén. Bạn phải gửi văn bản và đến cơ quan thuế để được hướng dẫn cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Hãy chủ động để kinh doanh an tâm

Kinh doanh ngày nay không còn là câu chuyện "mua đứt bán đoạn" làm sao để lách thuế, mà là câu chuyện của sự minh bạch và chuyên nghiệp. Một khi đã lựa chọn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hãy thiết lập ngay quy trình xuất hóa đơn cho mọi đơn hàng bán ra, dù là nhỏ nhất. Đừng để một vài phút chủ quan đổi lấy khoản phạt hàng chục triệu đồng, thậm chí là bị khóa hóa đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của cửa hàng.

Nếu bạn vẫn còn lúng túng trong việc quản lý hóa đơn, sổ sách kế toán, hoặc cần một giải pháp tối ưu để hộ kinh doanh vận hành đúng luật, tiết kiệm chi phí:

Hãy liên hệ ngay với Luật Nguyễn! Đội ngũ chuyên gia 25 năm kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn giải pháp 1-1 riêng biệt cho bạn.