Cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến: Quy trình mới

Số hóa toàn bộ quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Thông tư số 101/2026/TT-BCA của Bộ Công an, có hiệu lực từ ngày 1-7-2026, đặt ra một khuôn khổ mới cho việc quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, đồng thời quy định cụ thể quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên môi trường điện tử.

Điểm đáng chú ý là người có nhu cầu không nhất thiết phải trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện toàn bộ thủ tục. Đối với những trường hợp đáp ứng điều kiện, việc gửi yêu cầu có thể được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia.

Cách tiếp cận này cho thấy thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp đang được chuyển từ mô hình xử lý hồ sơ truyền thống sang mô hình dựa trên dữ liệu. Thay vì yêu cầu người dân liên tục cung cấp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có, hệ thống có thể khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu được kết nối theo thẩm quyền.

Đây là thay đổi có ý nghĩa không chỉ về mặt kỹ thuật mà còn tác động trực tiếp đến phương thức cung cấp dịch vụ công.

Người dân có thể bắt đầu thủ tục từ môi trường trực tuyến

Đối tượng được thực hiện thủ tục trực tuyến gồm công dân Việt Nam có tài khoản định danh điện tử mức độ 2, người nước ngoài có tài khoản định danh điện tử và một số trường hợp cá nhân thực hiện yêu cầu cấp Phiếu cho người thân hoặc người được mình giám hộ theo quy định.

Sau khi đăng nhập hệ thống, người yêu cầu tiến hành tạo hồ sơ điện tử. Một phần thông tin nhận diện có thể được hệ thống tự động lấy từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, qua đó hạn chế việc nhập lại các dữ liệu cơ bản.

Người dân có trách nhiệm rà soát thông tin được hiển thị, lựa chọn loại Phiếu cần cấp và bổ sung những nội dung mà hệ thống yêu cầu. Với Phiếu lý lịch tư pháp số 1, trường hợp có nhu cầu xác nhận về việc cá nhân có bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã theo quyết định tuyên bố phá sản thì phải thể hiện yêu cầu tương ứng.

Ngoài thông tin phục vụ việc cấp Phiếu, người nộp hồ sơ cũng cần xác định tình trạng phí. Nếu thuộc trường hợp được miễn hoặc giảm, giấy tờ chứng minh phải được cung cấp theo yêu cầu của hệ thống.

Thanh toán điện tử và tự động chuyển hồ sơ

Sau khi hoàn tất phần kê khai, hệ thống xác định mức phí dựa trên thông tin về đối tượng thực hiện thủ tục. Người dân có thể thanh toán trực tuyến thông qua nền tảng thanh toán điện tử được tích hợp.

Việc đưa khâu thanh toán vào cùng quy trình số giúp hạn chế tình trạng hồ sơ phải di chuyển qua nhiều kênh khác nhau. Thông tin về yêu cầu cấp Phiếu sau đó được đồng bộ sang phần mềm giải quyết thủ tục hành chính chuyên ngành.

Đây là một trong những điểm thể hiện rõ nhất tư duy liên thông dữ liệu. Hồ sơ sau khi được tạo trên môi trường dịch vụ công không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc cán bộ phải tiếp nhận và nhập lại từng thông tin, mà được truyền đến hệ thống xử lý theo quy trình được thiết lập.

Cơ quan có thẩm quyền tiếp tục kiểm tra các thông tin cần thiết, đặc biệt là giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn hoặc giảm phí. Nếu tài liệu không hợp lệ, yêu cầu có thể bị từ chối tiếp nhận và phải nêu rõ nguyên nhân để người thực hiện biết, bổ sung hoặc xử lý theo quy định.

Tra cứu dữ liệu là khâu then chốt

Sau khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, hệ thống thực hiện đối soát thông tin với cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

Đây là bước có ý nghĩa quyết định đối với khả năng tự động hóa quy trình. Khi dữ liệu tra cứu đầy đủ, thống nhất và không phát sinh nội dung cần xác minh, phần mềm có thể tự động kết xuất Phiếu lý lịch tư pháp theo thông tin đã được xác định.

Trong trường hợp dữ liệu cho thấy không có thông tin án tích hoặc thông tin liên quan đến việc cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã theo phạm vi cần kiểm tra, quy trình có thể được xử lý theo hướng tự động.

Ngược lại, nếu xuất hiện dữ liệu chưa thống nhất, thiếu thông tin hoặc có nội dung cần làm rõ, hệ thống sẽ chuyển sang quy trình xác minh. Điều này cho thấy chuyển đổi số không đồng nghĩa với việc loại bỏ hoàn toàn sự tham gia của con người. Công nghệ chủ yếu giúp phân loại, đối soát và xử lý nhanh những trường hợp đủ điều kiện, trong khi các hồ sơ phức tạp vẫn cần được kiểm tra theo quy định.

Ký số và trả Phiếu trên môi trường điện tử

Sau khi hoàn tất việc tra cứu hoặc xác minh, Phiếu lý lịch tư pháp được kết xuất trên hệ thống để thực hiện bước duyệt và ký.

Người có thẩm quyền theo quy định thực hiện duyệt, ký Phiếu. Tiếp đó, phần mềm thực hiện ký số để xác thực dữ liệu và đồng bộ kết quả điện tử sang Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia.

Kết quả cũng được hiển thị trên tài khoản định danh điện tử của cá nhân được cấp Phiếu bản điện tử.

Như vậy, quy trình mới hình thành một chuỗi xử lý tương đối khép kín: khai báo trực tuyến → xác thực thông tin → thanh toán → tiếp nhận điện tử → đối soát dữ liệu → xác minh khi cần → kết xuất → ký số → trả kết quả.

Việc kết nối các khâu này có thể giảm đáng kể những thao tác trung gian vốn thường phát sinh trong quy trình hồ sơ giấy.

Dữ liệu liên thông tạo nền tảng cho cải cách thủ tục

Ý nghĩa lớn hơn của quy định mới nằm ở việc thay đổi cách cơ quan nhà nước quản lý dữ liệu lý lịch tư pháp.

Khi cơ sở dữ liệu được tổ chức, khai thác và kết nối theo quy định, thông tin lý lịch tư pháp có thể được sử dụng hiệu quả hơn trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Việc liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cũng góp phần hạn chế yêu cầu người dân cung cấp nhiều lần những thông tin đã có trong hệ thống nhà nước.

Tuy nhiên, cùng với lợi ích về tốc độ và khả năng tự động hóa, yêu cầu bảo đảm an toàn dữ liệu cũng trở nên quan trọng hơn. Lý lịch tư pháp là nhóm thông tin có tính chất đặc thù, vì vậy việc truy cập, khai thác, chia sẻ và hiển thị dữ liệu phải được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng mục đích và tuân thủ các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đây cũng là điều kiện để quá trình số hóa thủ tục hành chính đạt được mục tiêu kép: thuận tiện hơn cho người dân nhưng vẫn bảo đảm kiểm soát chặt chẽ thông tin.

Từ giảm giấy tờ đến thay đổi phương thức phục vụ

Cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến không đơn thuần là chuyển một biểu mẫu giấy lên môi trường mạng. Điểm cốt lõi là toàn bộ chuỗi xử lý được thiết kế lại dựa trên dữ liệu và khả năng kết nối giữa các hệ thống.

Đối với người dân, lợi ích dễ nhận thấy là giảm số lần đi lại, giảm thao tác kê khai và có thêm phương thức tiếp nhận kết quả điện tử. Đối với cơ quan quản lý, dữ liệu được chuẩn hóa và xử lý tập trung có thể hỗ trợ nâng cao độ chính xác, giảm công việc nhập liệu thủ công và thuận lợi hơn trong việc kiểm soát tiến độ giải quyết hồ sơ.

Về lâu dài, mô hình này có thể trở thành một ví dụ điển hình cho quá trình chuyển đổi từ nền hành chính xử lý hồ sơ sang nền hành chính vận hành dựa trên dữ liệu. Khi các cơ sở dữ liệu tiếp tục được hoàn thiện và kết nối, nhiều thủ tục khác cũng có điều kiện được đơn giản hóa theo hướng người dân cung cấp thông tin một lần, còn cơ quan nhà nước chủ động khai thác dữ liệu hợp pháp để phục vụ giải quyết công việc.