Mất, hỏng sổ BHXH của công an: Thủ tục cấp lại

1. Khi nào cán bộ, chiến sĩ được cấp lại sổ BHXH?

Theo Thông tư 03/2026/TT-BCA, cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân có thể đề nghị cấp lại sổ BHXH trong trường hợp sổ giấy bị mất hoặc bị hư hỏng.

Đối với trường hợp chỉ thất lạc hoặc hỏng một hoặc một số tờ rời, việc giải quyết được thực hiện theo hướng cấp lại những tờ rời bị ảnh hưởng, đồng thời bảo đảm thông tin về quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp chưa được giải quyết vẫn được ghi nhận đầy đủ.

Điểm quan trọng là việc cấp lại không nhằm xác lập lại quá trình tham gia bảo hiểm mà chủ yếu là khôi phục, cập nhật và bảo đảm tính chính xác của hồ sơ đã được quản lý trên hệ thống.

2. Hồ sơ cấp lại sổ BHXH gồm những gì?

Cán bộ, chiến sĩ có nhu cầu cấp lại sổ cần chuẩn bị hồ sơ và gửi cho đơn vị trực tiếp quản lý.

Thành phần hồ sơ cơ bản gồm:

• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin;
• Sổ BHXH bản giấy đã được cấp nếu sổ bị hỏng, trừ trường hợp sổ bị mất;
• Các tài liệu liên quan theo yêu cầu của cơ quan quản lý trong từng trường hợp.

Sau khi tiếp nhận đề nghị, đơn vị quản lý có trách nhiệm lập danh sách cán bộ, chiến sĩ tham gia BHXH và hoàn thiện công văn đề nghị cấp lại sổ để chuyển cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Việc yêu cầu kê khai thông tin và nộp lại sổ trong trường hợp bị hỏng nhằm giúp cơ quan BHXH có cơ sở đối chiếu dữ liệu, hạn chế tình trạng tồn tại đồng thời nhiều sổ hoặc nhiều phiên bản thông tin không thống nhất.

3. Quy trình cấp lại sổ BHXH được thực hiện như thế nào?

Bước 1: Cán bộ, chiến sĩ gửi đề nghị

Người có nhu cầu cấp lại sổ thực hiện Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin, trong đó nêu rõ lý do và nội dung đề nghị. Nếu sổ bị hỏng thì gửi kèm bản giấy để đơn vị quản lý kiểm tra.

Bước 2: Đơn vị quản lý kiểm tra và lập hồ sơ

Cơ quan tổ chức cán bộ tiếp nhận hồ sơ từ đơn vị trực tiếp quản lý, kiểm tra thông tin và đối chiếu với dữ liệu đang được lưu trữ.

Trường hợp cần điều chỉnh thông tin, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cập nhật trên hệ thống trước khi lập hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH.

Hồ sơ sau đó được báo cáo thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương hoặc được người có thẩm quyền ký, xác nhận trên hệ thống theo quy định.

Trong trường hợp hồ sơ chưa được lập và chuyển hoàn toàn trên hệ thống, các tài liệu cần thiết có thể được số hóa, ký số và gửi cùng dữ liệu liên quan đến Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân.

Bước 3: Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân giải quyết

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân tiến hành thẩm định và xác nhận thông tin trên hệ thống.

Nếu cấp sổ BHXH bản giấy, cơ quan BHXH thực hiện in bìa sổ và tờ rời rồi chuyển về Công an đơn vị, địa phương.

Nếu cấp sổ BHXH điện tử, dữ liệu được chia sẻ, đồng bộ để cập nhật thông tin trên sổ BHXH điện tử đã tích hợp với VNeID.

Trường hợp không đủ điều kiện cấp lại, cơ quan BHXH phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do để cán bộ, chiến sĩ được biết.

4. Cấp lại sổ BHXH mất bao lâu?

Thời gian giải quyết được chia thành hai giai đoạn.

Trước hết, Công an đơn vị, địa phương có trách nhiệm lập và chuyển hồ sơ đến Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị cấp lại sổ.

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân thực hiện cấp lại sổ BHXH bản giấy hoặc bản điện tử trong thời hạn 05 ngày làm việc.

Như vậy, người đề nghị cần lưu ý rằng thời hạn 05 ngày làm việc là thời gian giải quyết của Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân kể từ khi nhận đủ hồ sơ; trước đó còn có thời gian để đơn vị quản lý kiểm tra, hoàn thiện và chuyển hồ sơ.

5. Sau khi cấp lại, sổ BHXH cũ được xử lý thế nào?

Việc cấp lại sổ phải gắn với yêu cầu quản lý thống nhất dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Đối với sổ giấy được cấp lại, Công an đơn vị, địa phương tiếp nhận để quản lý. Sổ BHXH bản giấy đã cấp trước đó được thu hồi và hủy theo quy định.

Cơ chế này có ý nghĩa quan trọng trong việc tránh sử dụng đồng thời nhiều sổ BHXH cho cùng một quá trình tham gia, đồng thời bảo đảm dữ liệu trên bản giấy và dữ liệu điện tử được thống nhất.

6. Người bị mất sổ BHXH cần lưu ý gì?

Cán bộ, chiến sĩ không nên tự ý thực hiện thủ tục cấp lại với tư cách cá nhân tại cơ quan BHXH như đối với nhiều trường hợp tham gia BHXH thông thường. Theo cơ chế quản lý riêng của Công an nhân dân, hồ sơ được thực hiện thông qua đơn vị trực tiếp quản lý và cơ quan tổ chức cán bộ.

Khi kê khai, cần cung cấp thông tin chính xác về quá trình tham gia, lý do cấp lại và tình trạng của sổ. Việc này giúp rút ngắn thời gian đối chiếu và hạn chế phải bổ sung hồ sơ.

Đáng chú ý, việc chuyển sang quản lý dữ liệu điện tử và tích hợp thông tin trên VNeID giúp giảm sự phụ thuộc vào bản giấy. Tuy nhiên, khi sổ giấy bị mất hoặc hỏng, cán bộ, chiến sĩ vẫn cần thực hiện thủ tục cấp lại theo đúng quy trình để bảo đảm hồ sơ BHXH được quản lý đầy đủ.