Dự thảo sửa hồ sơ xuất khẩu chịu thuế TTĐB

Làm rõ hồ sơ đối với hàng hóa xuất khẩu

Thông tư 158/2025/TT-BTC hiện là một trong những văn bản hướng dẫn quan trọng để triển khai các quy định về thuế tiêu thụ đặc biệt theo Nghị định 360/2025/NĐ-CP. Nghị định này được ban hành ngày 31/12/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, trong đó quy định nhiều nội dung liên quan đến đối tượng chịu thuế, đối tượng không chịu thuế, giá tính thuế, hoàn và khấu trừ thuế tiêu thụ đặc biệt.

Trong quá trình áp dụng, việc xác định hàng hóa thực sự được xuất khẩu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Hàng hóa thuộc trường hợp đáp ứng điều kiện xuất khẩu theo quy định sẽ không thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt ở khâu tương ứng. Vì vậy, hồ sơ chứng minh giao dịch không chỉ có giá trị về mặt thủ tục mà còn là căn cứ để doanh nghiệp bảo vệ việc áp dụng chính sách thuế khi cơ quan quản lý kiểm tra.

Dự thảo mới hướng đến việc điều chỉnh khoản 2 Điều 3 Thông tư 158/2025/TT-BTC. Theo nội dung được công bố, trường hợp tổ chức, cá nhân sản xuất, gia công hoặc thuê gia công hàng hóa rồi bán hoặc ủy thác cho đơn vị kinh doanh khác để xuất khẩu ra nước ngoài thì bộ hồ sơ dự kiến cần thể hiện đầy đủ hơn quá trình giao dịch và kết quả xuất khẩu thực tế.

Về cơ bản, hồ sơ dự kiến gồm ba nhóm tài liệu chính:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa phục vụ xuất khẩu hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu.
• Hóa đơn bán hàng hoặc chứng từ giao hàng trong trường hợp ủy thác xuất khẩu.
• Biên bản thanh lý hợp đồng, trong đó thể hiện các thông tin liên quan đến hàng hóa đã thực tế xuất khẩu, giá trị giao dịch, phương thức thanh toán, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hợp đồng xuất khẩu và tờ khai hải quan.

Điểm đáng chú ý là dự thảo không chỉ quan tâm đến việc hàng hóa được ký hợp đồng để xuất khẩu mà còn đặt trọng tâm vào kết quả xuất khẩu thực tế. Biên bản thanh lý phải phản ánh được những thông tin đủ để đối chiếu giữa giao dịch thương mại, chứng từ thanh toán và hồ sơ hải quan.

Bổ sung cách xử lý khi hàng không được xuất khẩu

Một nội dung đáng quan tâm khác là trường hợp hàng hóa được cơ sở xuất khẩu mua hoặc nhận ủy thác để xuất khẩu nhưng cuối cùng không được đưa ra nước ngoài mà được bán tại Việt Nam.

Theo hướng đề xuất, khi hàng hóa không thực tế xuất khẩu và chuyển sang tiêu thụ nội địa, tổ chức, cá nhân có hàng hóa xuất khẩu phải kê khai và nộp thuế tiêu thụ đặc biệt tại thời điểm hàng hóa được tiêu thụ trong nước.

Quy định này có ý nghĩa quan trọng trong việc phân định rõ giữa ý định xuất khẩu và việc xuất khẩu đã thực tế hoàn thành. Việc doanh nghiệp ký hợp đồng xuất khẩu, giao hàng cho đơn vị nhận ủy thác hoặc chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu không đồng nghĩa với việc hàng hóa đương nhiên được hưởng cơ chế áp dụng đối với hàng xuất khẩu.

Nếu hàng hóa cuối cùng không ra khỏi Việt Nam và được đưa vào lưu thông nội địa, bản chất giao dịch đã thay đổi. Khi đó, nghĩa vụ thuế tiêu thụ đặc biệt cần được xác định theo hoạt động tiêu thụ trong nước thay vì chỉ dựa trên mục đích ban đầu của giao dịch.

Tăng yêu cầu kiểm soát chứng từ và dòng tiền

So với cách quy định hiện hành, điểm đáng chú ý của dự thảo nằm ở việc nhấn mạnh khả năng đối chiếu giữa các loại chứng từ. Không chỉ cần hợp đồng và hóa đơn, hồ sơ còn phải thể hiện thông tin về thanh toán, hàng hóa thực tế xuất khẩu, hợp đồng xuất khẩu và tờ khai hải quan.

Cách tiếp cận này giúp cơ quan thuế có thêm cơ sở kiểm tra tính thực chất của giao dịch. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần nhìn nhận hồ sơ xuất khẩu như một chuỗi chứng cứ thống nhất, thay vì chuẩn bị từng chứng từ riêng lẻ.

Đặc biệt, thông tin về thanh toán không dùng tiền mặt từ người mua nước ngoài và dòng tiền giữa các bên trong chuỗi giao dịch có thể trở thành căn cứ quan trọng để xác minh việc xuất khẩu có thực sự phát sinh hay không.

Đây cũng là điểm doanh nghiệp cần lưu ý trong công tác kế toán và quản trị hồ sơ. Chỉ một mắt xích thiếu hoặc không thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn, thanh toán và chứng từ hải quan cũng có thể khiến việc chứng minh điều kiện áp dụng chính sách thuế trở nên khó khăn hơn.

Có cơ chế xử lý với trường hợp chưa hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng

Dự thảo đồng thời tính đến trường hợp tại thời điểm cơ quan nhà nước yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp chưa thể cung cấp biên bản thanh lý hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán hàng xuất khẩu do các bên chưa hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng và phụ lục hợp đồng.

Điều này cho thấy quy định được thiết kế theo hướng tránh tạo ra một yêu cầu chứng từ quá cứng nhắc trong khi giao dịch vẫn đang được thực hiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải có khả năng chứng minh lý do chưa hoàn thiện hồ sơ và bảo đảm các điều kiện khác của giao dịch xuất khẩu phù hợp với quy định pháp luật.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì nếu dự thảo được ban hành?

Nếu nội dung đề xuất được thông qua, các doanh nghiệp sản xuất, gia công, bán hàng cho đơn vị xuất khẩu và doanh nghiệp nhận ủy thác xuất khẩu sẽ cần rà soát lại quy trình lưu trữ chứng từ.

Thay vì chỉ tập trung vào hợp đồng và hóa đơn, doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ hồ sơ theo từng giao dịch: từ hợp đồng đầu vào, chứng từ giao nhận, hóa đơn, hợp đồng xuất khẩu, tờ khai hải quan cho đến chứng từ thanh toán và biên bản thanh lý.

Đối với các giao dịch có nguy cơ hàng hóa không được xuất khẩu như kế hoạch, doanh nghiệp cũng cần xác định sớm thời điểm hàng hóa chuyển sang tiêu thụ trong nước để thực hiện nghĩa vụ thuế phù hợp. Đây là vấn đề có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuế, giá bán và việc hạch toán của doanh nghiệp.

Nhìn rộng hơn, dự thảo sửa đổi không đặt ra một thay đổi lớn về chính sách thuế suất mà chủ yếu hướng tới làm rõ điều kiện và hồ sơ để xác định hàng hóa thực tế xuất khẩu. Điều này có thể giúp giảm cách hiểu khác nhau trong quá trình thực hiện, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát các giao dịch xuất khẩu có liên quan đến thuế tiêu thụ đặc biệt.

Do hiện mới là dự thảo đang được lấy ý kiến, doanh nghiệp chưa nên xem các nội dung đề xuất là quy định bắt buộc áp dụng. Tuy nhiên, đây là thời điểm thích hợp để các đơn vị có hoạt động sản xuất, gia công hoặc xuất khẩu hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt chủ động rà soát hệ thống chứng từ và quy trình nội bộ, đặc biệt đối với những giao dịch thực hiện thông qua hình thức ủy thác xuất khẩu.