Quy trình hoạt động và hồ sơ cần lưu trữ trong doanh nghiệp

Căn cứ pháp lý

Doanh nghiệp cần lưu ý các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động lưu trữ và vận hành bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020: Quy định về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, lưu trữ hồ sơ nội bộ.

• Luật Quản lý thuế năm 2019: Đưa ra các yêu cầu cụ thể về lưu trữ chứng từ kế toán, hóa đơn, tờ khai thuế, quyết toán thuế…

• Các văn bản chuyên ngành khác như: Luật Kế toán, Luật Lưu trữ, Luật An toàn thực phẩm, Luật Phòng cháy chữa cháy, tùy theo lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
  
  

Các bước hoạt động cơ bản của doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi bắt đầu hoạt động thường trải qua các bước chính sau đây:

1. Thành lập pháp lý

   • Đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

   • Khắc dấu và thông báo mẫu dấu

   • Mở tài khoản ngân hàng, thông báo số tài khoản

2. Đăng ký thuế và khai báo thuế

   • Mua, phát hành hóa đơn hoặc đăng ký hóa đơn điện tử

   • Lập hồ sơ khai thuế ban đầu, lựa chọn phương pháp tính thuế

3. Chuẩn bị điều kiện hoạt động

   • Thuê văn phòng, trụ sở (hoặc sử dụng mô hình văn phòng ảo tiết kiệm chi phí)

   • Lắp đặt phần mềm kế toán, tuyển dụng nhân sự

4. Thực hiện thủ tục ngành nghề có điều kiện

   • Xin giấy phép đủ điều kiện kinh doanh (an toàn thực phẩm, PCCC, môi trường…)

   • Cung cấp chứng chỉ hành nghề, xác nhận vốn pháp định nếu ngành nghề yêu cầu

5. Vận hành sản xuất - kinh doanh

   • Thực hiện giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp

   • Quản trị tài chính, nhân sự, lao động, marketing

6. Lưu trữ, đối soát và quyết toán

   • Theo dõi doanh thu, chi phí, nộp các báo cáo thuế định kỳ

   • Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế năm, chuẩn bị hồ sơ cho thanh tra kiểm tra khi cần

Các loại hồ sơ cần lưu trữ trong doanh nghiệp

Dưới đây là các nhóm hồ sơ quan trọng doanh nghiệp cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động:

1. Hồ sơ pháp lý và thành lập

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD)

• Điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm giám đốc

• Hợp đồng thuê trụ sở, giấy tờ liên quan đến tài sản

• Giấy phép đủ điều kiện kinh doanh nếu có

2. Hồ sơ thuế – kế toán

• Hồ sơ đăng ký thuế ban đầu

• Hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử

• Tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN, báo cáo tài chính

• Chứng từ ngân hàng, sao kê tài khoản

• Phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ

3. Hồ sơ lao động – bảo hiểm

• Hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng – thôi việc

• Sổ lương, bảng chấm công, quyết toán tiền lương

• Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHTN, BHYT

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ

4. Hồ sơ hành chính nội bộ

• Biên bản họp công ty (hội đồng thành viên, cổ đông…)

• Quyết định nội bộ: thành lập phòng ban, phân quyền, tăng vốn…

• Hồ sơ liên quan đến hoạt động đào tạo, phát triển nhân sự

5. Hồ sơ chuyên ngành khác (nếu có)

• Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm

• Giấy xác nhận đủ điều kiện về PCCC

• Báo cáo môi trường, an ninh trật tự, tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm

Lưu ý quan trọng

• Thời gian lưu trữ: Tùy vào loại tài liệu, thời gian lưu trữ tối thiểu từ 5 đến 10 năm. Riêng chứng từ kế toán, thuế, tài chính cần lưu ít nhất 10 năm.

• Hình thức lưu trữ: Có thể lưu bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn, và dễ tra cứu.

• Trách nhiệm lưu trữ: Giám đốc, kế toán trưởng và các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm bảo quản và cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước.

Mô hình văn phòng ảo – Giải pháp tiết kiệm chi phí

Trong bối cảnh doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc quy mô nhỏ cần tiết giảm chi phí vận hành, mô hình văn phòng ảo là một lựa chọn thông minh:

• Có địa chỉ pháp lý hợp pháp để đăng ký kinh doanh

• Cung cấp dịch vụ nhận thư, điện thoại, lễ tân cơ bản

• Không cần đầu tư chi phí thuê mặt bằng cố định

• Được hỗ trợ tư vấn pháp lý, kế toán nếu có nhu cầu

Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn là công cụ quản lý hiệu quả trong toàn bộ vòng đời hoạt động của mình. Các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, cần thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ từ sớm, có thể tham khảo ý kiến từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Công ty Luật Nguyễn để đảm bảo tuân thủ đúng luật và tiết kiệm tối đa chi phí hoạt động.