Quy định mới: Tiền lương từ 5 triệu đồng phải chuyển khoản

Trong buổi đối thoại mới đây giữa Bộ Tài chính và cộng đồng doanh nghiệp về các thủ tục hành chính thuế, hải quan năm 2025, một vấn đề pháp lý quan trọng đã được làm rõ. Đó là điều kiện để các khoản chi phí nhân sự được công nhận là chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Siết chặt phương thức thanh toán đối với các khoản chi trên 5 triệu đồng

Nhiều đơn vị kinh doanh tại Hà Nội và Quảng Ninh đã bày tỏ sự lúng túng trước các quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Cụ thể, điểm c khoản 1 điều 9 của Nghị định này nêu rõ: các giao dịch mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc "các khoản thanh toán khác" có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần phát sinh phải sở hữu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ vào thu nhập chịu thuế.

Các doanh nghiệp đặt câu hỏi liệu cụm từ "các khoản thanh toán khác" có bao hàm tiền lương, tiền công trả cho nhân viên hay không, đặc biệt trong bối cảnh nhiều đơn vị chủ động tăng lương để hỗ trợ người lao động vượt qua giai đoạn kinh tế khó khăn.

Phản hồi chính thức từ Bộ Tài chính

Giải đáp những thắc mắc này, Bộ Tài chính khẳng định theo Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, để một khoản chi được coi là chi phí được trừ, doanh nghiệp cần thỏa mãn đồng thời các điều kiện:

• Phát sinh thực tế và trực tiếp liên quan đến sản xuất, kinh doanh.

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

• Phải chuyển khoản hoặc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn, khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Như vậy, tiền lương và tiền công trả cho người lao động cũng không ngoại lệ. Nếu doanh nghiệp chi trả lương từ 5 triệu đồng trở lên bằng tiền mặt, khoản chi này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Những lưu ý quan trọng về hồ sơ chứng từ

Ngoài việc phải thanh toán qua ngân hàng, Bộ Tài chính cũng lưu ý doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống hồ sơ nhân sự để đảm bảo tính pháp lý. Các khoản chi lương phải được quy định rõ ràng trong ít nhất một trong các văn bản sau:

• Hợp đồng lao động hoặc văn bản điều chuyển nhân sự quốc tế.

• Thỏa ước lao động tập thể.

• Quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của đơn vị đã được phê duyệt.

Lưu ý: Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực từ ngày 15/12/2025 và sẽ áp dụng ngay cho kỳ tính thuế TNDN của năm 2025. Doanh nghiệp cần rà soát lại phương thức trả lương để tránh rủi ro bị truy thu thuế.