Phí hội viên doanh nghiệp đóng có tính thuế TNCN không?

Làm rõ bản chất khoản phí hội viên do doanh nghiệp chi trả

Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc tham gia các hiệp hội nghề nghiệp hoặc tổ chức đại diện cộng đồng doanh nghiệp khá phổ biến. Khoản phí hội viên hằng năm thường được doanh nghiệp thanh toán để duy trì tư cách thành viên và phục vụ các hoạt động chung của hiệp hội.

Điểm đáng chú ý là người trực tiếp tham gia hiệp hội có thể là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp, trong khi nguồn tiền thanh toán phí lại xuất phát từ doanh nghiệp. Chính sự khác biệt giữa người đại diện tham gia và đơn vị thực tế chi trả đặt ra câu hỏi về nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân.

Tại Công văn 15725/BTC-CST, Bộ Tài chính đã đưa ra hướng xử lý cụ thể trên cơ sở nội dung đã được trao đổi trước đó tại Công văn 14518/BTC-CST ngày 14/10/2016. Theo đó, nếu doanh nghiệp thực hiện đóng phí hội viên cho quỹ của hiệp hội theo đúng điều kiện được nêu, cá nhân đại diện doanh nghiệp tham gia hiệp hội không bị xem là có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân chỉ vì doanh nghiệp thanh toán khoản phí này.

Khi nào phí hội viên được xem xét là khoản chi của doanh nghiệp?

Một nội dung quan trọng được Bộ Tài chính nhấn mạnh là khoản phí hội viên doanh nghiệp đóng cho hiệp hội cần đáp ứng các điều kiện nhất định để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Cụ thể, khoản đóng góp phải không vượt quá mức phí do chính hiệp hội quy định và doanh nghiệp phải có phiếu thu có đóng dấu của hiệp hội làm căn cứ chứng minh khoản chi. Đây là cơ sở để phân biệt một khoản chi có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp với khoản chi mang tính chất cá nhân.

Như vậy, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc khoản tiền mang tên “phí hội viên” để mặc nhiên đưa toàn bộ chi phí vào hồ sơ kế toán, mà cần quan tâm đồng thời đến mức phí, chủ thể thu tiền và chứng từ đi kèm.

Về phương diện quản trị thuế, yêu cầu về chứng từ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Một khoản chi thực tế phát sinh nhưng thiếu tài liệu chứng minh vẫn có thể gặp rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Do đó, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ phiếu thu và các hồ sơ liên quan đến tư cách hội viên, mức phí cũng như việc đóng góp cho hiệp hội.

Cá nhân đại diện doanh nghiệp có phải nộp thuế thu nhập cá nhân?

Đây là vấn đề cốt lõi được Công văn 15725/BTC-CST giải đáp.

Trường hợp cá nhân chỉ đại diện doanh nghiệp tham gia hiệp hội và phí hội viên hằng năm được doanh nghiệp đóng cho quỹ của hiệp hội, thì cá nhân đó không phải kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với chính khoản phí hội viên này.

Có thể hiểu rằng cơ quan thuế không coi việc doanh nghiệp thanh toán nghĩa vụ phí hội viên thay cho cá nhân đại diện là một khoản tiền lương, tiền công hoặc lợi ích chịu thuế của cá nhân trong trường hợp được công văn đề cập.

Điểm này có ý nghĩa thực tế đối với những doanh nghiệp cử người quản lý, người lao động hoặc người đại diện tham gia các hiệp hội nghề nghiệp. Nếu chỉ phát sinh nghĩa vụ đóng phí hội viên theo quy định của hiệp hội và doanh nghiệp là bên thực hiện thanh toán, thì không thể chỉ từ việc doanh nghiệp chi tiền mà kết luận cá nhân đại diện đã phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

Cần phân biệt phí hội viên với tiền hoặc lợi ích cá nhân nhận được

Một điểm rất đáng lưu ý là chính sách trên không đồng nghĩa với việc mọi khoản tiền hoặc quyền lợi mà cá nhân nhận từ hiệp hội đều được miễn thuế thu nhập cá nhân.

Công văn 15725/BTC-CST đặt ra một ranh giới khá rõ: nếu cá nhân đại diện doanh nghiệp ngoài việc tham gia hiệp hội còn nhận được khoản thu nhập bằng tiền hoặc lợi ích khác từ hiệp hội, thì khoản thu nhập đó phải được xem xét nghĩa vụ thuế theo quy định về thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Điều này cho thấy cần xác định đúng bản chất của từng khoản phát sinh thay vì áp dụng chung một cách hiểu cho toàn bộ quyền lợi liên quan đến hiệp hội.

Có thể khái quát như sau:

• Doanh nghiệp đóng phí hội viên theo mức quy định và có chứng từ phù hợp: khoản phí được xem xét theo chính sách chi phí của doanh nghiệp; cá nhân đại diện không phải nộp thuế thu nhập cá nhân chỉ đối với khoản phí này.
• Cá nhân nhận thêm tiền hoặc lợi ích từ hiệp hội: khoản nhận thêm phải được xem xét là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định áp dụng.

Ý nghĩa đối với doanh nghiệp và bộ phận kế toán

Quy định được Bộ Tài chính giải đáp không chỉ liên quan đến nghĩa vụ thuế của cá nhân mà còn giúp doanh nghiệp có cơ sở xử lý khoản phí hội viên trong hồ sơ kế toán và thuế.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ ai là người có nghĩa vụ đóng phí và nguồn tiền thực tế được sử dụng để thanh toán. Nếu doanh nghiệp là chủ thể đóng phí cho hiệp hội thì hồ sơ chứng minh khoản chi nên thể hiện rõ thông tin của doanh nghiệp.

Tiếp theo, cần kiểm tra mức phí thực tế. Khoản phí vượt quá mức do hiệp hội quy định không nên mặc nhiên được xử lý giống toàn bộ phần phí hợp lệ. Việc phân loại chính xác giúp hạn chế nguy cơ doanh nghiệp đưa khoản chi không đủ điều kiện vào chi phí được trừ.

Cuối cùng là vấn đề chứng từ. Phiếu thu có đóng dấu của hiệp hội là một trong những căn cứ được Công văn 15725/BTC-CST đề cập. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ ngay tại thời điểm thanh toán thay vì chờ đến khi quyết toán thuế mới bổ sung hồ sơ.

Không nên đánh đồng mọi khoản lợi ích với phí hội viên

Từ nội dung công văn có thể rút ra một nguyên tắc quan trọng: nghĩa vụ thuế phụ thuộc vào bản chất của khoản tiền hoặc lợi ích mà cá nhân thực tế nhận được.

Phí hội viên là khoản doanh nghiệp đóng cho quỹ của hiệp hội để phục vụ tư cách thành viên và hoạt động liên quan. Trong khi đó, tiền thưởng, khoản hỗ trợ, quyền lợi bằng tiền hoặc lợi ích khác mà cá nhân nhận trực tiếp từ hiệp hội lại có bản chất khác.

Do đó, khi doanh nghiệp hoặc cá nhân phát sinh nhiều khoản thanh toán liên quan đến cùng một hiệp hội, không nên gộp tất cả vào một nhóm với tên gọi chung là “phí hội viên”. Việc tách riêng từng khoản sẽ giúp xác định đúng đối tượng chịu thuế, thời điểm phát sinh nghĩa vụ và trách nhiệm kê khai.

Đặc biệt, đối với khoản lợi ích mà cá nhân nhận được, doanh nghiệp và cá nhân cần xem xét đầy đủ quy định thuế hiện hành tại thời điểm phát sinh. Công văn năm 2016 là văn bản giải đáp một trường hợp cụ thể và không nên được hiểu như một quy định độc lập có thể thay thế toàn bộ hệ thống pháp luật thuế đang áp dụng.

Kết luận

Công văn 15725/BTC-CST ngày 04/11/2016 của Bộ Tài chính đã giải đáp rõ vấn đề thuế thu nhập cá nhân đối với phí hội viên hằng năm do doanh nghiệp đóng cho quỹ của hiệp hội. Theo nội dung được Bộ Tài chính hướng dẫn, cá nhân đại diện doanh nghiệp tham gia hiệp hội không phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với khoản phí hội viên do doanh nghiệp đóng, trong trường hợp thuộc phạm vi hướng dẫn.

Ở góc độ doanh nghiệp, khoản phí hội viên muốn được xem xét là chi phí được trừ cần chú ý đến giới hạn mức phí theo quy định của hiệp hội và chứng từ thu hợp lệ. Đồng thời, doanh nghiệp phải phân biệt khoản phí này với những khoản tiền hoặc lợi ích khác mà cá nhân có thể nhận từ hiệp hội.

Điểm quan trọng nhất khi vận dụng chính sách là không chỉ nhìn vào tên gọi của khoản chi mà phải xác định bản chất giao dịch, chủ thể thanh toán, người hưởng lợi và hồ sơ chứng minh. Đây cũng là cơ sở giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi hạch toán, kê khai và giải trình nghĩa vụ thuế.