Nhận tiền tài trợ có phải xuất hóa đơn không?

Không phải mọi khoản tiền tài trợ đều phải xuất hóa đơn

Một trong những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là việc nhận tiền từ một tổ chức hoặc cá nhân không đồng nghĩa với việc bên nhận tiền đương nhiên phải lập hóa đơn.

Theo Công văn 18553/CTHN-TTHT, Cục Thuế thành phố Hà Nội căn cứ nguyên tắc lập hóa đơn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và quy định về các khoản thu không phải kê khai, tính thuế giá trị gia tăng tại Thông tư 219/2013/TT-BTC để hướng dẫn cách xử lý. Công văn được ban hành ngày 05/4/2023 để trả lời vướng mắc của Văn phòng đại diện tổ chức World Wide Fund For Nature tại Việt Nam.

Điểm quan trọng nằm ở mục đích và bản chất của khoản tiền nhận được, chứ không chỉ dựa vào tên gọi “tài trợ”.

Nếu khoản tiền đúng bản chất là khoản tài trợ thuộc nhóm các khoản thu như tiền hỗ trợ, tiền thưởng, bồi thường hoặc các khoản thu tài chính khác theo quy định thì khoản thu này thuộc diện không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng. Khi đó, bên nhận tiền thực hiện chứng từ thu theo quy định thay vì lập hóa đơn.

Hai trường hợp cần phân biệt khi nhận tiền

Để hạn chế nhầm lẫn trong thực tế, doanh nghiệp nên tách biệt hai tình huống có hình thức dòng tiền tương đối giống nhau nhưng cách xử lý thuế hoàn toàn khác nhau.

Trường hợp thứ nhất, nhận tài trợ đúng nghĩa: Nếu tổ chức hoặc doanh nghiệp nhận một khoản tài trợ thuộc phạm vi khoản 1 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC, khoản tiền này thuộc trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng. Bên nhận thực hiện chứng từ thu tiền và không phải lập hóa đơn cho khoản tài trợ đó.

Trường hợp thứ hai, nhận tiền để thực hiện dịch vụ: Nếu doanh nghiệp nhận tiền từ tổ chức hoặc cá nhân khác với mục đích thực hiện một dịch vụ cụ thể cho bên chi tiền, chẳng hạn sửa chữa, bảo hành, khuyến mại hoặc quảng cáo, thì bản chất giao dịch không còn đơn thuần là tài trợ. Khi đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho người mua và thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định.

Đây chính là ranh giới quan trọng mà kế toán và doanh nghiệp cần xác định trước khi lựa chọn cách lập chứng từ.

Vì sao bản chất giao dịch quan trọng hơn tên gọi?

Trong hoạt động kinh doanh, một khoản tiền có thể được các bên gọi là “hỗ trợ”, “tài trợ”, “kinh phí”, “đóng góp” hoặc một tên gọi khác. Tuy nhiên, cơ quan thuế không chỉ căn cứ vào tên của khoản thu để xác định nghĩa vụ hóa đơn và thuế.

Nếu doanh nghiệp thực tế nhận tiền và đồng thời có nghĩa vụ cung cấp một dịch vụ cho bên trả tiền thì giao dịch có thể mang bản chất của hoạt động cung cấp dịch vụ. Khi đó, việc gọi khoản tiền là “tài trợ” không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn.

Ngược lại, nếu khoản tiền được trao mà không gắn với việc doanh nghiệp phải bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho bên tài trợ, đồng thời thuộc trường hợp được quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có cơ sở để xử lý theo hướng không phải kê khai, tính thuế giá trị gia tăng và không lập hóa đơn.

Cách tiếp cận này có ý nghĩa đặc biệt đối với các doanh nghiệp, tổ chức thường xuyên tiếp nhận nguồn kinh phí từ các chương trình hỗ trợ, dự án, tổ chức xã hội hoặc các đơn vị khác.

Nhận tài trợ không có nghĩa là bỏ qua chứng từ

Một điểm dễ bị hiểu sai là “không phải xuất hóa đơn” đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không cần lập hồ sơ chứng minh khoản tiền.

Thực tế, hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội nêu rõ đối với khoản tiền thuộc trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng, cơ sở kinh doanh nhận tiền phải lập chứng từ thu theo quy định. Như vậy, hóa đơn và chứng từ thu là hai vấn đề cần được phân biệt.

Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến nguồn tiền, đặc biệt là các tài liệu thể hiện mục đích tài trợ, thỏa thuận giữa các bên, nội dung sử dụng tiền và chứng từ thanh toán. Đây là cơ sở quan trọng để chứng minh bản chất giao dịch khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Nếu tiền tài trợ gắn với dịch vụ thì xử lý thế nào?

Đây là trường hợp có nguy cơ phát sinh sai sót cao hơn.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp nhận tiền từ một tổ chức với danh nghĩa hỗ trợ nhưng đồng thời phải thực hiện hoạt động quảng cáo cho tổ chức đó. Khi xem xét bản chất giao dịch, khoản tiền này có thể gắn với nghĩa vụ cung cấp dịch vụ quảng cáo.

Theo hướng dẫn tại Công văn 18553/CTHN-TTHT, trường hợp nhận tiền để thực hiện các dịch vụ như sửa chữa, bảo hành, khuyến mại, quảng cáo thì bên nhận phải lập hóa đơn giao cho người mua, bảo đảm đầy đủ nội dung hóa đơn theo quy định và thực hiện kê khai, nộp thuế.

Như vậy, vấn đề cốt lõi không nằm ở việc doanh nghiệp có nhận tiền hay không mà là đổi lại khoản tiền đó, doanh nghiệp có thực hiện một nghĩa vụ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho bên chi tiền hay không.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi hạch toán và lập hồ sơ?

Từ hướng dẫn trên, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra khoản tiền nhận được trước khi quyết định lập hóa đơn. Việc kiểm tra cần tập trung vào bản chất giao dịch, thỏa thuận giữa các bên và nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện.

Một số nội dung cần rà soát gồm:

• Xác định rõ nguồn tiền và mục đích của khoản tài trợ.
• Kiểm tra hợp đồng, thỏa thuận hoặc văn bản tài trợ có phát sinh nghĩa vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ hay không.
• Nếu thuộc trường hợp không phải kê khai, tính thuế giá trị gia tăng thì lập chứng từ thu và lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh.
• Nếu thực chất là khoản tiền để thanh toán cho dịch vụ thì phải lập hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế tương ứng.

Việc phân loại ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng bản chất hoặc ngược lại, không lập hóa đơn đối với một giao dịch thực chất là cung cấp dịch vụ.

Góc nhìn thực tiễn đối với kế toán và doanh nghiệp

Công văn 18553/CTHN-TTHT cho thấy một nguyên tắc rất đáng chú ý trong xử lý thuế: không nên chỉ căn cứ vào tên gọi của khoản tiền mà phải xem xét toàn bộ bản chất của giao dịch.

Đối với khoản tài trợ thực sự, doanh nghiệp có thể không phải lập hóa đơn và không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng theo trường hợp được hướng dẫn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần có chứng từ thu và hồ sơ đầy đủ.

Ngược lại, nếu khoản tiền thực chất là khoản thanh toán cho một dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho bên tài trợ, nghĩa vụ hóa đơn và thuế vẫn phát sinh. Việc sử dụng tên “tài trợ” trong hợp đồng hoặc chứng từ không đương nhiên làm giao dịch trở thành khoản thu không chịu cơ chế hóa đơn.

Do đó, trước mỗi khoản tiền tài trợ, bộ phận kế toán nên đặt câu hỏi: Bên nhận có phải thực hiện một nghĩa vụ cụ thể cho bên chuyển tiền hay không? Nếu có, cần xem xét khả năng đây là doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ. Nếu không và khoản thu đáp ứng điều kiện của quy định về các khoản không phải kê khai, tính thuế giá trị gia tăng, có thể xử lý theo hướng lập chứng từ thu thay cho hóa đơn.

Kết luận

Công văn 18553/CTHN-TTHT ngày 05/4/2023 của Cục Thuế thành phố Hà Nội đưa ra cách phân định khá rõ đối với vấn đề hóa đơn khi nhận tiền tài trợ. Theo đó, khoản tài trợ thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC thì không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng và bên nhận lập chứng từ thu, không phải lập hóa đơn.

Trong khi đó, nếu khoản tiền được nhận để đổi lại việc thực hiện dịch vụ như sửa chữa, bảo hành, khuyến mại hoặc quảng cáo thì phải lập hóa đơn và kê khai, nộp thuế theo quy định.

Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến hồ sơ và bản chất giao dịch thay vì chỉ căn cứ vào cách gọi “tiền tài trợ”. Đây là yếu tố quan trọng để xác định chính xác nghĩa vụ hóa đơn, thuế và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.