Tạm ngừng kinh doanh: Doanh nghiệp vẫn phải hoàn tất nghĩa vụ gì?

Tạm ngừng kinh doanh không phải là chấm dứt doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp nhiều lý do khiến việc tiếp tục kinh doanh không còn phù hợp, chẳng hạn thị trường biến động, khó khăn về tài chính, cần tái cơ cấu hoặc chưa đáp ứng được một số điều kiện kinh doanh.

Trong những trường hợp này, tạm ngừng kinh doanh có thể là một lựa chọn thay vì giải thể ngay doanh nghiệp.

Điểm cần lưu ý là tạm ngừng kinh doanh chỉ làm gián đoạn hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định, không làm chấm dứt tư cách pháp lý của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp vẫn phải duy trì việc thực hiện những nghĩa vụ chưa hoàn tất và tuân thủ các yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.

Theo Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, doanh nghiệp khi tạm ngừng kinh doanh phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đăng ký kinh doanh ít nhất 03 ngày làm việc trước thời điểm tạm ngừng.

Quy định này cũng được áp dụng khi doanh nghiệp muốn quay lại hoạt động trước thời hạn đã thông báo. Nói cách khác, việc tạm ngừng không thể chỉ được thực hiện bằng quyết định nội bộ mà phải được cập nhật theo đúng thủ tục đăng ký kinh doanh.

Đang tạm ngừng không có nghĩa được “ngừng” mọi nghĩa vụ

Một trong những hiểu nhầm phổ biến là cho rằng sau khi thông báo tạm ngừng, doanh nghiệp không còn nghĩa vụ tài chính hoặc nghĩa vụ với các bên liên quan.

Trên thực tế, pháp luật đặt ra yêu cầu rõ ràng về trách nhiệm của doanh nghiệp trong giai đoạn này.

Doanh nghiệp vẫn phải:

• Thanh toán các khoản thuế còn nợ;
• Hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp còn tồn đọng;
• Tiếp tục thực hiện nghĩa vụ thanh toán đối với các khoản nợ;
• Thực hiện các hợp đồng đã ký với khách hàng;
• Giải quyết các nghĩa vụ phát sinh từ quan hệ lao động.

Các nghĩa vụ trên vẫn được duy trì, trừ khi doanh nghiệp có thỏa thuận khác với chủ nợ, khách hàng hoặc người lao động theo quy định.

Điều này cho thấy tạm ngừng kinh doanh chủ yếu tác động đến hoạt động kinh doanh đang diễn ra, chứ không phải là cơ chế xóa hoặc trì hoãn toàn bộ nghĩa vụ đã phát sinh trước đó.

Đặc biệt lưu ý các khoản nợ tồn đọng

Nếu trước thời điểm tạm ngừng, doanh nghiệp đã phát sinh khoản vay, công nợ thương mại, tiền lương hoặc nghĩa vụ thuế thì các nghĩa vụ này không tự động mất đi.

Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ nghĩa vụ tài chính trước khi tạm ngừng, xác định khoản nào đã đến hạn, khoản nào chưa đến hạn và phương án xử lý với từng đối tượng.

Đây cũng là bước quan trọng để hạn chế nguy cơ tranh chấp với đối tác, người lao động hoặc cơ quan quản lý nhà nước trong thời gian doanh nghiệp không hoạt động bình thường.

Khi nào cơ quan nhà nước có thể yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng?

Không phải mọi trường hợp tạm ngừng đều xuất phát từ quyết định chủ động của doanh nghiệp.

Theo quy định, Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng, đình chỉ hoặc chấm dứt hoạt động trong một số trường hợp nhất định.

Một trường hợp đáng chú ý là khi doanh nghiệp hoạt động trong ngành, nghề kinh doanh có điều kiện nhưng không còn đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải tạm ngừng hoạt động theo yêu cầu của cơ quan có liên quan trong lĩnh vực quản lý thuế, môi trường hoặc những lĩnh vực khác theo quy định pháp luật.

Đối với một số hoạt động kinh doanh, quyết định của Tòa án cũng có thể dẫn đến việc đình chỉ hoặc chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp trong phạm vi nhất định.

Như vậy, tạm ngừng kinh doanh có thể là quyết định tự nguyện của doanh nghiệp hoặc hệ quả của yêu cầu quản lý nhà nước, tùy thuộc vào nguyên nhân và tình trạng pháp lý cụ thể.

Tạm ngừng hay giải thể: Hai lựa chọn hoàn toàn khác nhau

Tạm ngừng kinh doanh thường được sử dụng khi doanh nghiệp muốn tạm thời dừng hoạt động nhưng vẫn có khả năng quay trở lại thị trường.

Trong khi đó, giải thể là quá trình chấm dứt sự tồn tại của doanh nghiệp về mặt pháp lý sau khi hoàn thành việc xử lý tài sản, công nợ và các nghĩa vụ liên quan.

Doanh nghiệp có thể rơi vào trường hợp giải thể khi thời hạn hoạt động ghi trong Điều lệ đã kết thúc mà không được gia hạn; khi chủ doanh nghiệp hoặc cơ quan có thẩm quyền quyết định giải thể; khi công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu trong thời gian luật định mà không thực hiện chuyển đổi loại hình; hoặc khi bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp pháp luật về quản lý thuế có quy định khác.

Điểm quan trọng nhất là doanh nghiệp chỉ được giải thể khi đã bảo đảm thanh toán toàn bộ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác, đồng thời không đang trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài.

Đây là khác biệt căn bản giữa hai thủ tục.

Nếu tạm ngừng là trạng thái “tạm thời không kinh doanh”, thì giải thể hướng đến việc kết thúc hoàn toàn hoạt động của doanh nghiệp.

Giải thể doanh nghiệp phải xử lý công nợ theo trình tự

Khi lựa chọn giải thể, doanh nghiệp không thể chỉ ban hành quyết định nội bộ rồi chấm dứt hoạt động.

Trước hết, doanh nghiệp phải xây dựng phương án thanh lý tài sản, xử lý hợp đồng và thanh toán nghĩa vụ với các bên có liên quan.

Nghị quyết hoặc quyết định giải thể cần thể hiện những nội dung quan trọng như lý do giải thể, thời hạn và phương thức thanh lý hợp đồng, kế hoạch thanh toán các khoản nợ cũng như phương án giải quyết quyền lợi phát sinh từ hợp đồng lao động.

Sau khi quyết định giải thể được thông qua, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện việc công khai và gửi thông tin đến các cơ quan, cá nhân có liên quan theo quy định.

Trong trường hợp còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán, doanh nghiệp phải xây dựng phương án giải quyết nợ, trong đó xác định rõ chủ nợ, số tiền còn phải trả, thời hạn, địa điểm, phương thức thanh toán và cách thức xử lý khiếu nại nếu phát sinh.

Thứ tự thanh toán nợ khi giải thể

Pháp luật không cho phép doanh nghiệp tùy ý lựa chọn đối tượng được thanh toán trước khi tiến hành giải thể.

Các khoản nợ được xử lý theo thứ tự ưu tiên nhất định.

Trước hết là các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động, bao gồm tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và những quyền lợi khác theo thỏa ước lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động.

Tiếp theo là nghĩa vụ thuế.

Sau khi hoàn thành hai nhóm nghĩa vụ trên, doanh nghiệp mới tiếp tục thanh toán các khoản nợ khác.

Nếu sau khi hoàn tất chi phí giải thể và thanh toán toàn bộ nghĩa vụ mà doanh nghiệp vẫn còn tài sản, phần còn lại sẽ được phân chia cho chủ doanh nghiệp, thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu theo tỷ lệ sở hữu vốn góp, cổ phần theo quy định.

Thủ tục giải thể có nhiều mốc thời gian cần lưu ý

Một trong những nội dung doanh nghiệp dễ bỏ sót là thời hạn thực hiện từng bước trong quá trình giải thể.

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi thông qua nghị quyết, quyết định giải thể, doanh nghiệp phải gửi các tài liệu liên quan đến Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và người lao động. Thông tin về việc giải thể cũng phải được công khai theo quy định.

Sau khi tiếp nhận quyết định giải thể, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm cập nhật tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp đã hoàn tất việc thanh toán toàn bộ các khoản nợ, người đại diện theo pháp luật phải gửi hồ sơ giải thể đến Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 05 ngày làm việc.

Nếu hết thời hạn luật định mà cơ quan đăng ký kinh doanh không nhận được ý kiến phản đối hoặc thông tin liên quan theo quy định, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sẽ được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Do đó, giải thể không chỉ là một quyết định kinh doanh mà còn là một quy trình pháp lý gồm nhiều bước liên tiếp, đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ hồ sơ và thời hạn.

Hồ sơ giải thể phải bảo đảm tính chính xác

Hồ sơ giải thể về cơ bản phải thể hiện được việc doanh nghiệp đã xử lý tài sản và các nghĩa vụ tài chính liên quan.

Các tài liệu quan trọng gồm thông báo về việc giải thể, báo cáo thanh lý tài sản và danh sách chủ nợ cùng tình trạng thanh toán các khoản nợ, trong đó có nghĩa vụ về thuế và bảo hiểm đối với người lao động.

Trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ không chỉ thuộc về một cá nhân.

Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty, chủ doanh nghiệp tư nhân, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, thành viên hợp danh và người đại diện theo pháp luật có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và chức vụ liên quan.

Đáng chú ý, nếu hồ sơ giải thể không chính xác hoặc có hành vi giả mạo, những người có trách nhiệm có thể phải liên đới giải quyết các quyền lợi còn tồn đọng của người lao động, nghĩa vụ thuế và các khoản nợ chưa thanh toán.

Trách nhiệm này còn có thể kéo dài 05 năm kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể theo quy định được nêu trong Luật Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi tạm ngừng?

Từ các quy định trên có thể thấy, tạm ngừng kinh doanh không nên được xem đơn thuần là một thủ tục hành chính.

Trước khi gửi thông báo, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ tình trạng hoạt động, đặc biệt là:

Một là, kiểm tra nghĩa vụ thuế.
Doanh nghiệp cần xác định các khoản thuế đã kê khai, số tiền còn phải nộp và những nghĩa vụ chưa hoàn tất với cơ quan thuế.

Hai là, rà soát công nợ.
Các khoản phải trả cho ngân hàng, đối tác, nhà cung cấp và các bên khác cần được thống kê để có phương án xử lý phù hợp.

Ba là, kiểm tra nghĩa vụ với người lao động.
Tiền lương, bảo hiểm và những quyền lợi theo hợp đồng lao động cần được xác định rõ trước khi doanh nghiệp tạm ngừng.

Bốn là, rà soát hợp đồng đang có hiệu lực.
Việc tạm ngừng không mặc nhiên làm chấm dứt các hợp đồng đã ký. Doanh nghiệp cần xem xét điều khoản về việc tạm ngừng, chấm dứt hoặc thay đổi phương thức thực hiện hợp đồng.

Năm là, thực hiện đúng thời hạn thông báo.
Doanh nghiệp phải chủ động chuẩn bị hồ sơ và gửi thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng hoặc ngày tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã đăng ký.

Tạm ngừng đúng thủ tục giúp doanh nghiệp giữ “đường lui”

Trong thực tế, tạm ngừng kinh doanh có thể là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm áp lực trong giai đoạn khó khăn mà chưa cần chấm dứt hoàn toàn pháp nhân.

Tuy nhiên, lợi ích này chỉ phát huy khi doanh nghiệp phân biệt rõ giữa tạm ngừng hoạt động và giải thể.

Tạm ngừng không xóa nghĩa vụ tài chính, không làm mất quyền của chủ nợ và cũng không tự động chấm dứt trách nhiệm với người lao động hoặc các hợp đồng đã ký.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp xác định không còn khả năng hoặc nhu cầu tiếp tục hoạt động, việc giải thể cần được thực hiện theo một quy trình riêng, trong đó trọng tâm là thanh lý tài sản, giải quyết công nợ và bảo đảm quyền lợi của người lao động cũng như các chủ thể có liên quan.

Vì vậy, trước khi lựa chọn phương án tạm ngừng hay giải thể, doanh nghiệp cần đánh giá đồng thời tình trạng tài chính, công nợ, hợp đồng, lao động và nghĩa vụ thuế. Đây là cơ sở để lựa chọn phương án phù hợp và hạn chế những rủi ro pháp lý có thể phát sinh về sau.