Doanh nghiệp cần sẵn sàng dữ liệu truy xuất trong 24 giờ

Truy xuất nguồn gốc trở thành yêu cầu quan trọng trong quản lý hàng hóa

Ngày 11/6/2026, Bộ Công Thương ban hành Thông tư 31/2026/TT-BCT quy định về truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Văn bản bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, tạo cơ sở để tăng cường khả năng kiểm soát thông tin liên quan đến quá trình hình thành và lưu thông sản phẩm trên thị trường.

Về bản chất, truy xuất nguồn gốc không chỉ đơn thuần là việc doanh nghiệp lưu giữ thông tin về sản phẩm. Đây là quá trình xây dựng và quản lý một hệ thống dữ liệu có khả năng phản ánh các thông tin cần thiết trong chuỗi cung ứng, qua đó hỗ trợ cơ quan quản lý xác định nguồn gốc, quá trình lưu thông và các chủ thể có liên quan đến hàng hóa.

Trong bối cảnh hoạt động sản xuất, kinh doanh ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, yêu cầu truy xuất nguồn gốc cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải nâng cao năng lực quản lý thông tin. Những dữ liệu trước đây có thể được lưu trữ phân tán tại nhiều bộ phận nay cần được tổ chức theo cách có thể kiểm tra, đối chiếu và cung cấp khi cần thiết.

Doanh nghiệp phải cung cấp dữ liệu trong thời hạn 24 giờ

Một trong những điểm đáng chú ý của Thông tư 31/2026/TT-BCT nằm ở trách nhiệm của thương nhân đối với dữ liệu truy xuất nguồn gốc.

Theo quy định tại khoản 4 Điều 9, hệ thống của thương nhân phải bảo đảm khả năng truy xuất nguồn gốc và cung cấp dữ liệu trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm nhận được yêu cầu của Bộ Công Thương hoặc cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Điểm cần lưu ý là thời hạn 24 giờ không nên được hiểu đơn giản là khoảng thời gian để doanh nghiệp bắt đầu đi tìm kiếm hồ sơ sau khi nhận yêu cầu. Quy định này đặt ra yêu cầu cao hơn về khả năng sẵn sàng của hệ thống dữ liệu.

Nói cách khác, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý sao cho khi phát sinh yêu cầu kiểm tra, thông tin cần thiết có thể được xác định, tổng hợp và cung cấp trong khoảng thời gian tương đối ngắn.

Hình thức cung cấp dữ liệu sẽ thực hiện theo nội dung được nêu trong văn bản yêu cầu của Bộ Công Thương hoặc cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Vì vậy, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc xác định đúng phạm vi thông tin được yêu cầu và phương thức cung cấp để tránh tình trạng dữ liệu có sẵn nhưng không đáp ứng đúng yêu cầu.

Hệ thống nội bộ phải có khả năng kết nối với hệ thống của Bộ Công Thương

Một yêu cầu khác đáng chú ý là hệ thống truy xuất nguồn gốc do thương nhân xây dựng không chỉ phục vụ mục đích quản lý nội bộ.

Theo Thông tư 31/2026/TT-BCT, hệ thống của thương nhân phải có khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu với Hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa của Bộ Công Thương thông qua giao diện kết nối dữ liệu ứng dụng API.

Quy định này cho thấy hoạt động truy xuất nguồn gốc đang được định hướng theo mô hình quản lý dữ liệu có tính liên thông thay vì chỉ dựa vào hồ sơ giấy hoặc các hệ thống độc lập của từng doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp, điều này có thể kéo theo yêu cầu rà soát lại hạ tầng công nghệ đang sử dụng. Một hệ thống chỉ đáp ứng nhu cầu nhập liệu và lưu trữ nội bộ có thể chưa đủ nếu không có khả năng trao đổi dữ liệu theo phương thức được yêu cầu.

Do đó, doanh nghiệp cần quan tâm đồng thời đến ba yếu tố: khả năng lưu trữ, khả năng truy xuất và khả năng kết nối dữ liệu. Đây sẽ là những thành phần quan trọng quyết định mức độ đáp ứng của hệ thống khi thực hiện các nghĩa vụ theo quy định mới.

Dữ liệu truy xuất phải được bảo đảm an toàn và toàn vẹn

Giá trị của hệ thống truy xuất nguồn gốc phụ thuộc rất lớn vào độ tin cậy của dữ liệu. Nếu thông tin có thể bị sửa đổi tùy tiện hoặc xảy ra sai lệch mà không thể xác định nguyên nhân, việc truy xuất sẽ mất đi ý nghĩa trong công tác quản lý.

Vì vậy, hệ thống truy xuất nguồn gốc nội bộ của thương nhân phải đáp ứng yêu cầu về an toàn dữ liệu, hạn chế nguy cơ thay đổi hoặc sai lệch thông tin, đồng thời có cơ chế ghi nhận nhật ký để phục vụ việc kiểm tra và truy vết.

Cơ chế nhật ký có ý nghĩa đặc biệt trong trường hợp cần xác định quá trình hình thành và thay đổi dữ liệu. Thông qua việc ghi nhận lịch sử hoạt động, doanh nghiệp có thể hỗ trợ quá trình kiểm tra khi cần xác định thông tin được tạo lập, cập nhật hoặc xử lý như thế nào.

Từ góc độ quản trị doanh nghiệp, đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật. Bộ phận pháp chế, quản lý chất lượng, công nghệ thông tin và các bộ phận trực tiếp tham gia chuỗi cung ứng có thể cần phối hợp để xây dựng quy trình quản lý dữ liệu thống nhất.

Hàng hóa cần được khai báo trước khi lưu thông

Một nội dung khác doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là thời điểm thực hiện khai báo thông tin truy xuất.

Theo quy định được nêu tại Thông tư 31/2026/TT-BCT, trước khi sản phẩm, hàng hóa được đưa ra lưu thông trên thị trường, thông tin về truy xuất nguồn gốc phải được khai báo trên hệ thống truy xuất nội bộ của thương nhân hoặc cập nhật trên Hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa của Bộ Công Thương.

Như vậy, việc xây dựng dữ liệu truy xuất không nên được thực hiện theo hướng xử lý bổ sung sau khi hàng hóa đã được đưa ra thị trường. Doanh nghiệp cần đưa hoạt động này vào quy trình vận hành ngay từ trước thời điểm lưu thông.

Điều này có thể đòi hỏi doanh nghiệp điều chỉnh quy trình kiểm soát hàng hóa, đặc biệt tại các khâu như tiếp nhận nguyên liệu, sản xuất, đóng gói, phân phối và đưa sản phẩm ra thị trường.

Doanh nghiệp cần làm gì để đáp ứng quy định mới?

Để hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp thuộc phạm vi điều chỉnh nên chủ động rà soát toàn bộ quy trình quản lý dữ liệu thay vì chờ đến khi phát sinh yêu cầu kiểm tra.

1. Kiểm tra hệ thống dữ liệu hiện có

Doanh nghiệp trước hết cần xác định những thông tin liên quan đến nguồn gốc sản phẩm đang được lưu trữ ở đâu, thuộc bộ phận nào quản lý và có thể truy xuất trong bao lâu.

Nếu dữ liệu đang được lưu trữ riêng lẻ tại nhiều hệ thống, việc tổng hợp trong thời hạn 24 giờ có thể gặp khó khăn. Vì vậy, cần xác định những điểm có nguy cơ gây chậm trễ để có phương án khắc phục.

2. Xây dựng quy trình phản hồi yêu cầu của cơ quan quản lý

Doanh nghiệp nên xác định rõ đầu mối tiếp nhận yêu cầu, bộ phận chịu trách nhiệm tìm kiếm dữ liệu và người có thẩm quyền phê duyệt trước khi cung cấp.

Một quy trình nội bộ rõ ràng sẽ giúp giảm thời gian xử lý khi có yêu cầu, đồng thời hạn chế tình trạng nhiều bộ phận cùng thực hiện hoặc không xác định được người chịu trách nhiệm chính.

3. Rà soát khả năng kết nối API

Đối với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hoặc nền tảng truy xuất nguồn gốc riêng, cần đánh giá khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với hệ thống của Bộ Công Thương.

Đây là vấn đề mang tính kỹ thuật nhưng có tác động trực tiếp đến khả năng tuân thủ. Doanh nghiệp có thể cần phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm để kiểm tra khả năng tích hợp và bảo đảm hệ thống đáp ứng yêu cầu kết nối.

4. Tăng cường kiểm soát tính chính xác của dữ liệu

Dữ liệu truy xuất cần được cập nhật thống nhất và hạn chế sai sót ngay từ đầu. Nếu thông tin được nhập không chính xác, việc truy xuất sau này có thể không phản ánh đúng quá trình sản xuất hoặc lưu thông hàng hóa.

Do đó, doanh nghiệp cần phân định trách nhiệm nhập liệu, kiểm tra và cập nhật dữ liệu giữa các bộ phận liên quan.

5. Bảo đảm khả năng lưu giữ và kiểm tra lịch sử dữ liệu

Ngoài việc lưu thông tin hiện tại, doanh nghiệp cần chú trọng cơ chế ghi nhận lịch sử xử lý dữ liệu. Điều này giúp việc kiểm tra và truy vết thuận lợi hơn khi cần xác định quá trình thay đổi thông tin.