Nhà thầu nước ngoài cần chuẩn bị gì để xin giấy phép xây dựng?

Hồ sơ xin giấy phép hoạt động xây dựng gồm những gì?

Nghị định 212/2026/NĐ-CP quy định nhà thầu nước ngoài muốn được cấp giấy phép hoạt động xây dựng tại Việt Nam phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ. Tùy trường hợp, hồ sơ cần thể hiện đầy đủ năng lực pháp lý, kinh nghiệm hoạt động và cơ sở để nhà thầu thực hiện công việc nhận thầu tại Việt Nam.

Các tài liệu cơ bản gồm:

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng

Nhà thầu sử dụng mẫu tương ứng được ban hành kèm theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Nếu thực hiện thủ tục trực tuyến, thông tin được kê khai trên biểu mẫu điện tử tương tác của Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Đây là tài liệu xác lập chính thức yêu cầu cấp phép, do đó thông tin trong đơn cần thống nhất với các tài liệu còn lại trong hồ sơ.

2. Tài liệu chứng minh kết quả lựa chọn nhà thầu

Hồ sơ phải có bản sao được chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực của kết quả đấu thầu hoặc quyết định lựa chọn nhà thầu hợp pháp.

Quy định này nhằm xác định cơ sở pháp lý để nhà thầu nước ngoài thực hiện hoạt động xây dựng tại Việt Nam.

3. Hồ sơ pháp lý của nhà thầu nước ngoài

Nhà thầu cần cung cấp bản sao được chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực của giấy phép thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi nhà thầu mang quốc tịch cấp.

Trường hợp có chứng chỉ hành nghề liên quan thì tài liệu này cũng được đưa vào hồ sơ theo quy định.

4. Tài liệu về kinh nghiệm và năng lực tài chính

Nhà thầu phải cung cấp báo cáo về kinh nghiệm hoạt động liên quan đến phần công việc nhận thầu.

Đồng thời, trường hợp không thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu, hồ sơ phải có báo cáo tổng hợp kiểm toán tài chính của 03 năm gần nhất.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập chưa đủ 03 năm, thời gian báo cáo được xác định tương ứng với số năm nhà thầu đã hoạt động.

5. Thỏa thuận với nhà thầu Việt Nam

Hồ sơ cần có tài liệu thể hiện quan hệ hợp tác với doanh nghiệp Việt Nam để thực hiện công việc nhận thầu.

Tùy trường hợp, đây có thể là hợp đồng liên danh với nhà thầu Việt Nam hoặc hợp đồng chính thức, hợp đồng nguyên tắc với nhà thầu phụ Việt Nam. Các nội dung này có thể đã được thể hiện trong hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ chào thầu.

6. Giấy ủy quyền

Nếu người thực hiện thủ tục không phải người đại diện theo pháp luật của nhà thầu, phải có giấy ủy quyền hợp pháp.

Giấy ủy quyền có thể sử dụng theo Mẫu số 06 Phụ lục III Nghị định 212/2026/NĐ-CP hoặc văn bản có nội dung tương đương đáp ứng yêu cầu pháp luật.

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải đáp ứng yêu cầu gì?

Một trong những điểm nhà thầu nước ngoài cần đặc biệt lưu ý là ngôn ngữ và tính hợp lệ của tài liệu được cấp ở nước ngoài.

Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng phải được lập bằng tiếng Việt.

Đối với giấy phép thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do nước ngoài cấp, về nguyên tắc phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan cùng là thành viên có quy định khác về miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Bên cạnh đó, nếu các tài liệu như kết quả lựa chọn nhà thầu, giấy phép thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng chỉ hành nghề, hợp đồng với nhà thầu Việt Nam hoặc giấy ủy quyền được lập bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch sang tiếng Việt.

Bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Như vậy, việc chuẩn bị bản gốc hoặc bản sao tài liệu nước ngoài là chưa đủ. Nhà thầu cần kiểm tra thêm yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và công chứng, chứng thực để bảo đảm tài liệu có thể được sử dụng trong hồ sơ xin cấp phép.

Nộp hồ sơ xin giấy phép hoạt động xây dựng ở đâu?

Nhà thầu nước ngoài có thể lựa chọn một trong ba phương thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa;
• Gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính;
• Thực hiện trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Về cơ quan có thẩm quyền, UBND cấp tỉnh tổ chức thực hiện việc cấp giấy phép hoạt động xây dựng, kể cả giấy phép điều chỉnh, đối với nhà thầu nước ngoài hoạt động trên địa bàn.

Căn cứ điều kiện thực tế, UBND cấp tỉnh có thể thực hiện phân cấp hoặc ủy quyền theo quy định.

Một trường hợp đáng chú ý là khi nhà thầu nước ngoài thực hiện hoạt động xây dựng trên địa bàn từ 02 đơn vị hành chính cấp tỉnh trở lên. Khi đó, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép là UBND cấp tỉnh nơi nhà thầu dự kiến đặt văn phòng điều hành.

Bao lâu được cấp giấy phép hoạt động xây dựng?

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, thời gian xem xét cấp giấy phép theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP là 06 ngày làm việc.

Trường hợp hồ sơ không đáp ứng điều kiện để được cấp phép, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản cho nhà thầu và nêu rõ lý do.

Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt đối với những tài liệu được cấp bởi cơ quan nước ngoài. Các vấn đề liên quan đến chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật không đúng yêu cầu có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý hồ sơ.

Những điểm nhà thầu nước ngoài nên kiểm tra trước khi nộp hồ sơ

Để hạn chế việc phải bổ sung hoặc hoàn thiện lại hồ sơ, nhà thầu nên rà soát theo các nhóm nội dung sau:

Thứ nhất, kiểm tra tư cách pháp lý của nhà thầu. Giấy phép thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải phù hợp với thông tin kê khai trong đơn đề nghị.

Thứ hai, rà soát cơ sở nhận thầu. Kết quả đấu thầu, quyết định lựa chọn nhà thầu hoặc các tài liệu liên quan cần thể hiện rõ căn cứ để nhà thầu thực hiện công việc tại Việt Nam.

Thứ ba, kiểm tra năng lực và kinh nghiệm. Báo cáo kinh nghiệm và tài liệu tài chính phải đáp ứng đúng yêu cầu về thời gian, đặc biệt lưu ý trường hợp nhà thầu mới thành lập.

Thứ tư, hoàn thiện quan hệ với nhà thầu Việt Nam. Hợp đồng liên danh, hợp đồng với nhà thầu phụ hoặc thỏa thuận liên quan cần được chuẩn bị phù hợp với phần công việc nhận thầu.

Thứ năm, kiểm tra giấy tờ nước ngoài. Đây là khâu dễ phát sinh yêu cầu bổ sung nếu tài liệu chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật hoặc công chứng, chứng thực theo quy định.

Có thể thấy, quy định mới không chỉ yêu cầu nhà thầu nước ngoài chứng minh cơ sở pháp lý để được thực hiện công việc, mà còn đặt ra yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, tài chính và phương án phối hợp với nhà thầu Việt Nam. Việc chuẩn bị hồ sơ theo đúng từng nhóm tài liệu sẽ giúp quá trình xin giấy phép hoạt động xây dựng được thực hiện thuận lợi và hạn chế rủi ro về thủ tục.