Bí quyết vận hành an toàn: Doanh nghiệp làm gì để tránh rủi ro?

Dưới đây là các bước đi chiến lược mà Chủ Doanh nghiệp cần thực hiện ngay:

1. PHÁP LÝ NỀN TẢNG: Đừng để thiếu một tờ giấy

Nhiều DN chỉ lo bán hàng mà quên mất nghĩa vụ cơ bản nhất: Lưu trữ hồ sơ và tuân thủ nghĩa vụ kê khai. Khi cơ quan thuế hoặc cơ quan chức năng "ghé thăm", một hồ sơ thất lạc cũng đủ khiến bạn tốn kém.

Nền móng hồ sơ cần lưu giữ

Hồ sơ doanh nghiệp không chỉ là giấy tờ, đó là bằng chứng pháp lý cho mọi giao dịch. Hãy tự hỏi: Hồ sơ lao động, hóa đơn đầu vào, sổ sách... của bạn có đang được lưu trữ cẩn thận, dễ dàng truy xuất không?

• Bạn cần phải nắm rõ: Hồ sơ pháp lý cơ bản, hồ sơ giao dịch, hồ sơ lao động (hợp đồng, bảng lương, bảo hiểm), và đặc biệt là hồ sơ kế toán chi tiết. Thiếu sót một trong số này là tự đặt mình vào thế yếu khi giải trình.

• (Doanh nghiệp tham khảo danh mục các hồ sơ doanh nghiệp cần lưu trữ)

Nghĩa vụ kê khai: Hoàn thành sớm, an tâm sớm

Việc chậm nộp hoặc sai sót tờ khai thuế định kỳ là rủi ro "tự thân" mà DN phải chịu. Phạt chậm nộp, phạt kê khai sai không chỉ làm thất thoát tiền bạc mà còn kéo theo các đợt thanh tra chuyên sâu.

• DN cần xác định rõ các loại tờ khai tháng, quý, năm (GTGT, TNCN, TNDN, Báo cáo tài chính) và đảm bảo quy trình kiểm duyệt nội bộ trước khi nộp. Đừng phó mặc hoàn toàn cho nhân viên kế toán đơn thuần.

• (Doanh nghiệp tham khảo danh mục các tờ khai cần nộp)

2. CHẶN ĐỨNG TRANH CHẤP: Hợp đồng là tấm giáp bằng thép

Trong quá trình hoạt động, hợp đồng với đối tác, khách hàng, và người lao động là "cầu nối" nhưng cũng là "ngòi nổ" của mọi tranh chấp. Hợp đồng không chặt chẽ là lỗ hổng lớn nhất.

Nhiều Chủ Doanh nghiệp sử dụng các mẫu hợp đồng tải về miễn phí, nhưng khi xảy ra tranh chấp, những hợp đồng đó lại biến thành gánh nặng chi phí và thời gian khủng khiếp. Một vụ tranh chấp kéo dài có thể làm DN kiệt quệ.

Đây là lúc bạn cần một Luật sư am hiểu sâu sắc để soạn thảo, rà soát. Luật sư giúp bạn dự phòng các kịch bản xấu, cài cắm các điều khoản bảo vệ, và tạo ra một văn bản pháp lý bất khả xâm phạm. Sự chuẩn bị này là chi phí thấp nhất để đổi lấy sự an toàn lớn nhất.

3. THUẾ VÀ KẾ TOÁN: Sai lầm chết người về nhân sự

Đây là điều vô cùng quan trọng mà nhiều DN đang mắc phải: Đánh giá thấp vai trò của Kế toán Thuế.

Bạn không thể dùng một kế toán mới ra trường, hay một người chỉ biết nhập liệu đơn thuần, để đối phó với hệ thống luật thuế Việt Nam đang thay đổi chóng mặt. Việc này đã khiến nhiều DN bị phạt, bị mất dữ liệu, và bị truy thu thuế số tiền lớn chỉ vì không nhận biết được hóa đơn chứng từ nào hợp lý, hợp lệ.

Quy trình kế toán chuẩn – Luật sư bảo vệ DN

Để làm tốt công việc kế toán, bạn cần một quy trình bài bản, chuyên nghiệp, nơi mỗi bước đều được kiểm soát theo góc nhìn của một chuyên gia luật:

1. Xử lý dữ liệu nền tảng: Nhập dữ liệu, định khoản, kết chuyển, lập các tờ khai thuế (GTGT, TNCN) và BCTC, Quyết toán năm.

2. Quản trị nhân sự thuế: Thực hiện hồ sơ bảo hiểm, đăng ký và kê khai thuế TNCN cho người lao động chính xác.

3. Kiểm soát rủi ro (Bước chuyên sâu): Nhân sự kiểm tra tổng quát hóa đơn, chứng từ ngân hàng, hợp đồng. Liên tục cập nhật các quy định về thuế để sàng lọc những hóa đơn chứng từ có nguy cơ bị xuất toán chi phí và dẫn đến truy thu thuế. Đây là bước mà một kế toán thiếu kinh nghiệm không thể làm được.

4. Bảo hành giải trình: Lưu trữ Sổ kế toán chi tiết cẩn thận, đảm bảo dữ liệu liền mạch, xuyên suốt. Nhất là khi DN thay đổi kế toán liên tục, người kế toán mới thường không chịu trách nhiệm cho người cũ, dẫn đến sổ sách đứt đoạn, gây khó khăn cực lớn khi phải giải trình số liệu với cơ quan thuế.

Kế toán Thuế chính là Luật sư riêng của Doanh nghiệp. Chỉ khi tìm được đơn vị thực hiện dịch vụ kế toán có quy trình bài bản chuyên nghiệp, được dẫn dắt bởi chuyên gia luật, thì DN mới có thể hạn chế tối đa rủi ro trong vận hành.

4. LUẬT NGUYỄN VÀ CAM KẾT VƯỢT TRỘI

Sự khác biệt cốt lõi giữa Luật Nguyễn và các công ty dịch vụ thông thường khác không nằm ở số lượng dịch vụ, mà nằm ở chiều sâu kinh nghiệm và mô hình tích hợp:

Truy cập: luatnguyen.vn; luatnguyen.com

Trân trọng!

------
BBT Luật Nguyễn