Hướng dẫn mới 2026: Thu mua phế liệu không hoá đơn có được tính vào chi phí hợp lý?

Doanh nghiệp/cá nhân được lập bảng kê mua phế liệu khi nào?

Không phải mọi trường hợp mua hàng không hóa đơn đều được lập bảng kê. Để chi phí này hợp pháp, bạn cần check kỹ đối tượng nguồn hàng theo các tiêu chí sau:

Tiêu chuẩn đối tượng người bán

• ĐÚNG đối tượng: Người bán phải là cá nhân trực tiếp thu nhặt, gom nhặt phế liệu (ve chai, đồng nát lẻ).
• SAI đối tượng (Không được lập bảng kê): Cá nhân hoặc tổ chức đứng ra gom hàng từ nhiều nguồn khác nhau rồi bán lại mang tính chất kinh doanh thường xuyên. Đối tượng này bắt buộc phải đăng ký kinh doanh và xuất hóa đơn cho bạn.

Đơn giản, bạn chỉ cần hiểu thế này:

• Doanh nghiệp mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt và không có hóa đơn đầu vào thì được phép lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ để làm căn cứ hạch toán chi phí.
• Doanh nghiệp mua phế liệu từ Cá nhân hoặc tổ chức thu mua phế liệu từ nhiều nguồn rồi bán lại thì KHÔNG thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mà cá nhân/tổ chức này phải Đăng ký kinh doanh, Đăng ký thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Mẫu bảng kê áp dụng bắt buộc trong năm 2026

Do có sự giao thoa về văn bản pháp luật trong năm 2026, kế toán cần lưu ý mốc thời gian để dùng đúng mẫu, tránh bị loại hồ sơ:

• Giao dịch trước ngày 12/03/2026: Sử dụng Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.
• Giao dịch từ ngày 12/03/2026 trở đi: Bắt buộc chuyển sang sử dụng Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Checklist bộ hồ sơ đầy đủ để được tính vào chi phí được trừ

Kinh nghiệm thực tế của Luật Nguyễn cho thấy, cơ quan thuế không chỉ xem mỗi bảng kê. Để bảo vệ được khoản chi phí này khi quyết toán, doanh nghiệp phải lưu giữ trọn bộ hồ sơ chứng minh giao dịch có thật sau đây:

• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu 01 hoặc 02 tùy thời điểm như hướng dẫn trên) có chữ ký của người bán.
• Chứng minh nhân dân/CCCD của người trực tiếp thu nhặt (bản photo đính kèm để chứng minh thông tin người bán là có thật).
• Chứng từ chi trả tiền cho người bán (Phiếu chi có ký nhận).
• Chứng từ vận chuyển hàng hóa (Nhật trình xe, chi phí thuê xe vận chuyển phế liệu về kho nếu có).
• Phiếu nhập kho phế liệu có xác nhận của kho bãi doanh nghiệp.

Cảnh báo rủi ro về hạn mức thanh toán tiền mặt

Doanh nghiệp đặc biệt lưu ý: Đối với các giao dịch mua phế liệu có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên trong ngày của cùng một cá nhân, bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản của cá nhân đó). Nếu xé lẻ phiếu chi tiền mặt để lách luật, cơ quan thuế quét dữ liệu sẽ loại thẳng tay khoản chi phí này.

Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh Năm 2026

Bên cạnh doanh nghiệp lớn, Công văn 2646/CT-CS cũng tháo gỡ vướng mắc cho các hộ kinh doanh phế liệu nhỏ lẻ về vấn đề hóa đơn:

Trường hợp cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh (Hóa đơn lẻ)

• Đối tượng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử thường xuyên nhưng phát sinh giao dịch lớn và khách hàng (doanh nghiệp mua) yêu cầu phải có hóa đơn.
• Quy trình thực hiện: 1. Hộ kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp. 2. Thực hiện khai thuế và nộp đầy đủ các khoản thuế phát sinh theo doanh thu của tờ hóa đơn đó. 3. Cơ quan thuế phê duyệt và cấp hóa đơn điện tử lẻ theo từng lần phát sinh để giao cho người mua.

Doanh thu từ 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?

• Theo hướng dẫn mới nhất: Hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT trong năm nằm trong khoảng từ 500 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng KHÔNG bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• tuy nhiên, Cục Thuế vẫn khuyến khích nếu hộ kinh doanh có đủ hạ tầng công nghệ và có nhu cầu thì nên chủ động đăng ký sử dụng để thuận tiện cho việc giao thương với các doanh nghiệp lớn.

Lời khuyên vàng từ Luật Nguyễn để tránh rủi ro bị truy thu thuế!

Bảng kê là do doanh nghiệp tự lập, chính vì vậy, Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực của bảng kê.

Nếu cơ quan thuế đi xác minh (phạt vi phạm hành chính, xác minh CMND/CCCD của người bán) mà phát hiện người đó không có thật, hoặc họ là chủ đầu mối lớn chứ không phải người trực tiếp nhặt phế liệu, toàn bộ chi phí của bạn sẽ bị loại, đồng thời doanh nghiệp sẽ bị khép vào hành vi trốn thuế hoặc khai sai nghĩa vụ thuế.

Checklist hành động ngay cho doanh nghiệp:

• Kiểm tra lại toàn bộ bảng kê từ đầu năm 2026 đến nay đã dùng đúng mẫu theo dòng thời gian chưa?
• Rà soát các giao dịch trên 5 triệu đồng xem có lỡ chi bằng tiền mặt không để có phương án xử lý kịp thời.
• Xác minh ngẫu nhiên thông tin người bán trên bảng kê để đảm bảo tính an toàn bảo mật khi quyết toán.

Việc thu mua phế liệu không có hóa đơn hoàn toàn có thể trở thành chi phí hợp lý nếu bạn thực hiện chuẩn chỉnh, minh bạch theo đúng Công văn số 2646/CT-CS năm 2026. Đừng để những sơ sót nhỏ về mặt giấy tờ làm doanh nghiệp bị thiệt hại hàng trăm triệu đồng tiền thuế.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn còn lúng túng trong việc thiết lập bộ hồ sơ thu mua phế liệu hoặc cần tư vấn sâu hơn về rủi ro quyết toán thuế, hãy liên hệ ngay với Luật Nguyễn. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành, "bắt bệnh" và bảo vệ sức khỏe tài chính cho doanh nghiệp của bạn!