Các bước hoạt động và hồ sơ doanh nghiệp cần lưu trữ

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020

• Luật Quản lý thuế 2019

Ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ

• Hồ sơ, giấy tờ là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động sản xuất – kinh doanh, bảo đảm doanh nghiệp vận hành theo đúng kế hoạch và mục tiêu đã đề ra.

• Tài liệu lưu trữ giúp phân tích tình hình hoạt động, tổng kết kinh nghiệm và xây dựng kế hoạch sản xuất – kinh doanh sát thực tế, nâng cao hiệu quả.

• Các công tác quản lý như kiểm tra, thống kê, điều hành nội bộ đều dựa vào hệ thống hồ sơ, sổ sách.

• Nhiều kế hoạch về nhân sự, tiền lương, định mức chi phí hay quy chuẩn sản xuất cũng cần căn cứ vào dữ liệu hồ sơ.

• Hồ sơ là bằng chứng xác thực để đối chiếu khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra từ cơ quan nhà nước.

Các bước cơ bản và hồ sơ cần có

Trước khi chính thức đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu giữ các loại hồ sơ chủ yếu sau:

1. Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm người quản lý, hợp đồng góp vốn…

2. Hồ sơ thuế: Mã số thuế, đăng ký khai thuế ban đầu, hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ sách thu – chi.

3. Hồ sơ lao động: Hợp đồng lao động, nội quy lao động, thang bảng lương, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.

4. Hồ sơ chuyên ngành: Các giấy phép con hoặc chứng chỉ bắt buộc đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

5. Hồ sơ hoạt động: Biên bản họp, báo cáo tài chính, hợp đồng kinh tế, tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Ngoài bộ hồ sơ cơ bản, doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù phải xin thêm các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh theo quy định, chẳng hạn:

• Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy.

• Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự.

• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.

• Chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định đối với ngành nghề yêu cầu bắt buộc.

Kết luận

Việc quản lý hồ sơ không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn là nền tảng cho quá trình vận hành ổn định, minh bạch và hiệu quả. Doanh nghiệp càng chú trọng lưu trữ hồ sơ đầy đủ, việc kiểm soát hoạt động, xử lý rủi ro và chứng minh tính hợp pháp trong kinh doanh càng thuận lợi.