Hàng hóa lưỡng dụng phải khai mã nhận diện trên tờ khai

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hàng hóa lưỡng dụng là nhóm mặt hàng có thể được sử dụng cho cả mục đích dân sự và những mục đích khác thuộc phạm vi kiểm soát chuyên ngành. Vì vậy, việc xác định đúng đối tượng quản lý ngay từ thời điểm đăng ký tờ khai có ý nghĩa quan trọng đối với cả doanh nghiệp và cơ quan hải quan.

Theo văn bản số 19916/CHQ-GSQL, Cục Hải quan yêu cầu các Chi cục Hải quan khu vực hướng dẫn người khai hải quan thực hiện việc khai mã nhận diện đối với hàng hóa lưỡng dụng khi đăng ký tờ khai.

Quy định này hướng tới việc đưa thông tin về hàng hóa thuộc diện kiểm soát vào ngay hệ thống dữ liệu hải quan. Thay vì chỉ dựa vào quá trình kiểm tra hồ sơ hoặc xử lý thủ công, cơ quan hải quan có thể sử dụng thông tin mã nhận diện để phân loại và đánh giá mức độ rủi ro của từng lô hàng.

Đây cũng là một bước trong quá trình chuẩn hóa dữ liệu phục vụ quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu, nhất là đối với những mặt hàng có yêu cầu kiểm soát bằng giấy phép.

Hai mã nhận diện cần được doanh nghiệp lưu ý

Theo hướng dẫn, khi thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa có mã HS thuộc Danh mục hàng hóa lưỡng dụng xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu, trung chuyển, quá cảnh theo giấy phép quy định tại Phụ lục I ban hành kèm Nghị định số 259/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện khai bổ sung thông tin tại các chỉ tiêu liên quan trên tờ khai.

Đối với hàng xuất khẩu, người khai hải quan thực hiện khai tại chỉ tiêu “Mã văn bản pháp luật khác”. Trong khi đó, đối với hàng nhập khẩu, thông tin được khai tại chỉ tiêu “Mã văn bản pháp quy khác”.

Việc lựa chọn mã phải căn cứ vào tình trạng quản lý thực tế của hàng hóa. Hai mã được hướng dẫn gồm:

• Mã “VX”: áp dụng đối với hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa lưỡng dụng phải có giấy phép.
• Mã “KO”: áp dụng đối với hàng hóa không thuộc Danh mục hàng hóa lưỡng dụng nói trên.

Điểm đáng chú ý là việc khai mã không chỉ mang ý nghĩa bổ sung một trường thông tin trên tờ khai. Dữ liệu này còn là cơ sở để hệ thống quản lý rủi ro nhận biết nhanh hơn những lô hàng cần được kiểm soát theo quy định.

Doanh nghiệp cần xác định đúng mã HS trước khi khai báo

Một trong những yếu tố doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm là việc xác định mã HS của hàng hóa. Bởi mã nhận diện hàng hóa lưỡng dụng được xác định trên cơ sở đối chiếu mặt hàng thực tế với Danh mục hàng hóa thuộc diện kiểm soát.

Nếu việc phân loại hàng hóa không chính xác, doanh nghiệp có thể dẫn đến lựa chọn sai mã nhận diện. Khi đó, vấn đề không chỉ nằm ở sai sót kỹ thuật trên tờ khai mà còn có thể ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra, xử lý hồ sơ và tiến độ thông quan.

Do đó, trước khi đăng ký tờ khai, doanh nghiệp nên rà soát đồng thời các yếu tố như tên hàng, đặc tính kỹ thuật, thành phần, công dụng, mã HS và tình trạng quản lý chuyên ngành của mặt hàng.

Đặc biệt, với những sản phẩm có tính chất kỹ thuật cao hoặc có khả năng được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, việc đối chiếu với danh mục hàng hóa lưỡng dụng cần được thực hiện cẩn trọng thay vì chỉ căn cứ vào tên thương mại của sản phẩm.

Mã “VX” và “KO” không thay thế giấy phép

Một điểm doanh nghiệp cần tránh nhầm lẫn là coi việc khai mã nhận diện đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ quản lý đối với hàng hóa lưỡng dụng.

Thực tế, mã “VX” hoặc “KO” chỉ là thông tin nhận diện được khai trên tờ khai hải quan. Việc khai mã này không thay thế giấy phép hoặc các điều kiện quản lý chuyên ngành khác mà doanh nghiệp phải đáp ứng theo quy định.

Nếu một lô hàng đồng thời thuộc phạm vi điều chỉnh của nhiều cơ chế quản lý khác nhau, người khai hải quan vẫn phải cung cấp và khai báo đầy đủ các thông tin, mã văn bản pháp quy hoặc giấy phép có liên quan.

Nói cách khác, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa nghĩa vụ nhận diện hàng hóa và nghĩa vụ đáp ứng điều kiện xuất nhập khẩu. Việc khai đúng mã không đồng nghĩa với việc được miễn các thủ tục cấp phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.

Sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan

Cục Hải quan yêu cầu các đơn vị thực hiện kiểm tra thông tin ngay từ khâu tiếp nhận tờ khai. Trường hợp cơ quan hải quan xác định hàng hóa có mã HS thuộc Danh mục hàng hóa lưỡng dụng phải có giấy phép nhưng doanh nghiệp chưa khai mã theo hướng dẫn, người khai hải quan sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung thông tin trước khi hoàn tất thủ tục.

Điều này cho thấy việc khai báo chính xác ngay từ đầu có thể giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh thêm thời gian xử lý hồ sơ.

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, một sai sót tưởng như chỉ liên quan đến trường thông tin trên tờ khai cũng có thể khiến quy trình xử lý kéo dài nếu phải điều chỉnh, bổ sung hồ sơ. Đặc biệt, đối với những lô hàng có thời gian giao nhận gấp hoặc chịu yêu cầu nghiêm ngặt về tiến độ, việc chuẩn bị thông tin chính xác trước khi khai báo càng trở nên quan trọng.

Doanh nghiệp vì vậy cần đưa nội dung kiểm tra mã nhận diện hàng hóa lưỡng dụng vào quy trình chuẩn bị hồ sơ hải quan, thay vì chỉ xử lý khi cơ quan hải quan phát hiện sai sót.

Tờ khai đã thông quan vẫn có thể được xem xét

Việc hàng hóa đã được thông quan không đồng nghĩa với việc mọi sai sót liên quan đến khai báo đều chấm dứt.

Theo hướng dẫn của Cục Hải quan, nếu sau khi tờ khai đã được thông quan mà cơ quan chức năng phát hiện doanh nghiệp không thực hiện khai báo theo quy định, thông tin sẽ được chuyển đến bộ phận phúc tập và kiểm tra sau thông quan để xem xét, quyết định việc kiểm tra theo quy định.

Cơ chế này cho thấy quản lý hải quan đối với hàng hóa lưỡng dụng không chỉ dừng ở thời điểm thông quan. Dữ liệu khai báo tiếp tục được sử dụng trong hoạt động kiểm tra, đánh giá mức độ tuân thủ và quản lý rủi ro sau đó.

Với doanh nghiệp, đây là lý do cần đặc biệt chú trọng tính chính xác của dữ liệu ngay từ khâu lập tờ khai. Việc khai báo đúng không chỉ nhằm hoàn thành thủ tục trước mắt mà còn góp phần xây dựng lịch sử tuân thủ và giảm nguy cơ phát sinh vấn đề trong các đợt kiểm tra về sau.

Quản lý rủi ro được đặt ở vị trí trung tâm

Việc áp dụng mã nhận diện thống nhất đối với hàng hóa lưỡng dụng có thể được nhìn nhận như một giải pháp tăng cường quản lý dựa trên dữ liệu.

Khi thông tin về hàng hóa được chuẩn hóa, hệ thống có khả năng nhận biết nhanh hơn những trường hợp thuộc diện cần kiểm soát. Cơ quan hải quan từ đó có thể tập trung nguồn lực vào những lô hàng có mức độ rủi ro cao, thay vì áp dụng cùng một cách thức kiểm tra đối với tất cả hàng hóa.

Cách tiếp cận này vừa góp phần kiểm soát chặt hàng hóa thuộc diện cấp phép, vừa tạo điều kiện xử lý nhanh hơn đối với những lô hàng có hồ sơ đầy đủ, khai báo chính xác và đáp ứng các yêu cầu quản lý.

Đối với cộng đồng doanh nghiệp, hiệu quả của cơ chế này phụ thuộc đáng kể vào chất lượng dữ liệu đầu vào. Mã nhận diện chỉ phát huy tác dụng khi doanh nghiệp khai đúng, đầy đủ và thống nhất với đặc điểm thực tế của hàng hóa.

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát trước khi mở tờ khai

Để hạn chế phát sinh vướng mắc, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chủ động rà soát hàng hóa trước khi thực hiện khai báo. Quy trình nội bộ nên bao gồm việc xác định chính xác mã HS, đối chiếu với danh mục hàng hóa lưỡng dụng và kiểm tra yêu cầu về giấy phép hoặc các điều kiện quản lý chuyên ngành liên quan.

Bên cạnh đó, bộ phận phụ trách xuất nhập khẩu cũng cần cập nhật thường xuyên các quy định mới, tránh tình trạng sử dụng cách khai báo cũ khi cơ chế quản lý đã được thay đổi hoặc bổ sung.

Đối với những doanh nghiệp thường xuyên xuất nhập khẩu nhóm hàng có tính chất kỹ thuật hoặc nằm trong các danh mục quản lý chuyên ngành, việc xây dựng cơ sở dữ liệu nội bộ về mã HS, mã nhận diện, giấy phép và điều kiện xuất nhập khẩu sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ sai sót khi thực hiện thủ tục.

Về lâu dài, việc chuẩn hóa dữ liệu ngay tại doanh nghiệp không chỉ giúp hạn chế nguy cơ bị yêu cầu sửa tờ khai mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, khả năng truy xuất và mức độ tuân thủ trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Tạo thuận lợi nhưng không giảm yêu cầu kiểm soát

Quy định về mã nhận diện hàng hóa lưỡng dụng cho thấy xu hướng kết hợp giữa tăng cường kiểm soát và tạo thuận lợi thương mại trong quản lý hải quan.

Việc nhận diện chính xác những mặt hàng thuộc diện cấp phép giúp cơ quan quản lý tập trung kiểm tra đúng đối tượng. Ngược lại, doanh nghiệp có hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng nghĩa vụ có thêm cơ hội được xử lý thủ tục nhanh chóng hơn.

Đây là hướng tiếp cận phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa quản lý hải quan, trong đó dữ liệu khai báo đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích, đánh giá và phân luồng rủi ro.

Đối với doanh nghiệp, thông điệp quan trọng nhất là không nên xem mã “VX” hoặc “KO” đơn thuần như một thủ tục kỹ thuật. Đây là một phần trong hệ thống thông tin phục vụ quản lý hàng hóa. Khai báo chính xác, đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thông quan, đồng thời hạn chế nguy cơ phải sửa đổi hồ sơ hoặc bị xem xét kiểm tra sau thông quan.