Cổng Dịch vụ công quốc gia dùng chung những dữ liệu nào?

Dữ liệu dùng chung là nền tảng kết nối các hệ thống hành chính

Trong quá trình chuyển đổi số, Cổng Dịch vụ công quốc gia không chỉ là nơi người dân, doanh nghiệp thực hiện hoặc theo dõi thủ tục hành chính trực tuyến. Hệ thống còn đóng vai trò như một đầu mối kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu được sử dụng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Theo Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 29/2026/QĐ-TTg ngày 4/6/2026 của Thủ tướng Chính phủ, một số nhóm dữ liệu được xây dựng theo hướng dùng chung giữa các hệ thống.

Cách tiếp cận này có ý nghĩa quan trọng bởi nếu mỗi cơ quan tự xây dựng và quản lý một bộ dữ liệu riêng, việc trao đổi thông tin sẽ dễ phát sinh tình trạng không đồng nhất, trùng lặp hoặc phải khai báo lại nhiều lần.

Khi các danh mục được chuẩn hóa và kết nối, thông tin có thể được sử dụng thống nhất hơn trong quá trình tiếp nhận, xử lý và trả kết quả thủ tục hành chính.

Những nhóm dữ liệu được chia sẻ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

Các danh mục dữ liệu dùng chung được thiết kế khá rộng, bao phủ nhiều thành phần liên quan trực tiếp đến việc vận hành hệ thống hành chính điện tử.

Danh mục thủ tục hành chính

Đây là nhóm dữ liệu cốt lõi, phản ánh các thủ tục hành chính được thực hiện trong hệ thống.

Danh mục này giúp xác định thủ tục thuộc lĩnh vực nào, cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết và các thông tin liên quan đến quy trình xử lý.

Việc quản lý thống nhất danh mục thủ tục hành chính cũng giúp hạn chế tình trạng mỗi hệ thống sử dụng một cách gọi hoặc cách phân loại khác nhau đối với cùng một thủ tục.

Danh mục dịch vụ công trực tuyến

Bên cạnh thủ tục hành chính, hệ thống còn sử dụng danh mục về dịch vụ công trực tuyến.

Nhóm dữ liệu này có ý nghĩa trong việc xác định những thủ tục nào có thể được thực hiện trên môi trường mạng, từ đó hỗ trợ người dân và doanh nghiệp lựa chọn phương thức giao dịch phù hợp.

Đây cũng là cơ sở để các hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đồng bộ thông tin với Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Danh mục cơ quan và đơn vị hành chính

Thông tin về cơ quan nhà nước và đơn vị hành chính là một thành phần quan trọng khác trong hệ thống dữ liệu dùng chung.

Việc chuẩn hóa nhóm dữ liệu này giúp xác định chính xác cơ quan tiếp nhận, cơ quan xử lý hoặc đơn vị có liên quan đến từng thủ tục.

Đặc biệt, trong bối cảnh nhiều hệ thống hành chính cùng được kết nối, việc sử dụng một danh mục thống nhất sẽ giúp giảm nguy cơ sai lệch thông tin khi dữ liệu được truyền từ hệ thống này sang hệ thống khác.

Danh mục ngành, lĩnh vực

Các thủ tục hành chính được phân chia theo nhiều ngành và lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, danh mục ngành, lĩnh vực giúp hệ thống tổ chức và phân loại dữ liệu một cách thống nhất.

Đối với người sử dụng dịch vụ công, việc phân loại rõ ràng cũng giúp quá trình tìm kiếm thủ tục thuận tiện hơn, nhất là khi số lượng dịch vụ được cung cấp trực tuyến ngày càng lớn.

Kết quả giải quyết thủ tục cũng được đưa vào hệ thống dữ liệu chung

Một điểm đáng chú ý là danh mục kết quả giải quyết thủ tục hành chính cũng nằm trong nhóm dữ liệu được chia sẻ.

Kết quả giải quyết thủ tục là thông tin quan trọng để xác định một hồ sơ đã được xử lý đến đâu và kết quả cuối cùng là gì.

Khi nhóm dữ liệu này được chuẩn hóa, việc trao đổi thông tin giữa các hệ thống có thể được thực hiện thuận lợi hơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với những thủ tục có sự tham gia của nhiều cơ quan hoặc cần sử dụng kết quả từ một thủ tục trước đó.

Về lâu dài, việc liên thông dữ liệu về kết quả giải quyết còn có thể góp phần giảm yêu cầu người dân phải cung cấp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có.

Dữ liệu tài chính, ngân sách cũng nằm trong phạm vi kết nối

Không chỉ tập trung vào thông tin hành chính, hệ thống dữ liệu dùng chung còn bao gồm những nhóm dữ liệu phục vụ việc thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Cụ thể, Quy chế xác định danh mục tài khoản của đơn vị Kho bạc Nhà nước mở tại ngân hàng thương mại và danh mục các khoản thu nghĩa vụ tài chính vào ngân sách nhà nước là những nhóm dữ liệu được kết nối, chia sẻ.

Điều này cho thấy quá trình số hóa thủ tục hành chính không chỉ dừng ở khâu tiếp nhận và xử lý hồ sơ mà còn hướng tới việc liên kết với các bước thực hiện nghĩa vụ tài chính của người dân, doanh nghiệp.

Khi dữ liệu về các khoản phải nộp được quản lý thống nhất, quá trình xác định nghĩa vụ và thực hiện thanh toán có điều kiện được tích hợp chặt chẽ hơn với quy trình giải quyết hồ sơ.

Kết nối dữ liệu ngân hàng và trung gian thanh toán

Một nhóm dữ liệu khác được quy định là danh mục ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán.

Đây là thành phần có vai trò đáng chú ý trong quá trình phát triển dịch vụ công trực tuyến, bởi việc giải quyết thủ tục trên môi trường số ngày càng gắn với các phương thức thanh toán điện tử.

Việc có một danh mục thống nhất về ngân hàng và các tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán giúp các hệ thống có cơ sở chung để trao đổi và xử lý thông tin liên quan đến giao dịch.

Qua đó, dữ liệu không chỉ được sử dụng cho mục đích quản lý mà còn hỗ trợ hình thành quy trình cung cấp dịch vụ công theo hướng điện tử hóa nhiều công đoạn.

Không đóng khung danh mục dữ liệu ở một phạm vi cố định

Quy định không chỉ liệt kê những nhóm dữ liệu nêu trên mà còn mở ra khả năng bổ sung các danh mục khác theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

Điều này tạo dư địa để hệ thống dữ liệu dùng chung tiếp tục được mở rộng khi nhu cầu quản lý nhà nước và chuyển đổi số phát sinh thêm.

Trong thực tế, thủ tục hành chính liên quan đến rất nhiều lĩnh vực và cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Vì vậy, một hệ thống dữ liệu dùng chung khó có thể được xem là hoàn thiện một lần và giữ nguyên trong thời gian dài.

Việc cho phép bổ sung danh mục theo yêu cầu quản lý giúp hệ thống có khả năng thích ứng với những thay đổi về tổ chức bộ máy, quy trình nghiệp vụ và nhu cầu khai thác dữ liệu.

Chuẩn hóa dữ liệu giúp giảm thủ tục và hạn chế nhập lại thông tin

Giá trị lớn nhất của việc xây dựng danh mục dữ liệu dùng chung không nằm ở số lượng danh mục được liệt kê, mà ở khả năng kết nối và tái sử dụng thông tin.

Nếu dữ liệu giữa các hệ thống được chuẩn hóa, một thông tin có thể được sử dụng cho nhiều bước xử lý thay vì yêu cầu cán bộ hoặc người dân nhập lại nhiều lần.

Điều này có thể mang lại một số lợi ích rõ rệt:

• Giảm tình trạng dữ liệu bị phân tán giữa nhiều hệ thống.
• Hạn chế việc nhập lại thông tin đã có.
• Tăng khả năng trao đổi dữ liệu giữa các cơ quan.
• Hỗ trợ xử lý hồ sơ nhanh và thống nhất hơn.
• Tạo điều kiện để người dân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục trực tuyến thuận tiện.
• Nâng cao khả năng quản lý, theo dõi và khai thác dữ liệu của cơ quan nhà nước.

Từ góc độ người dân, lợi ích dễ nhận thấy nhất là hướng tới việc không phải cung cấp đi cung cấp lại cùng một thông tin cho nhiều cơ quan khi dữ liệu đã được cơ quan nhà nước quản lý và có thể khai thác theo quy định.

Dữ liệu thống nhất là điều kiện quan trọng để dịch vụ công vận hành hiệu quả

Cổng Dịch vụ công quốc gia chỉ có thể phát huy đầy đủ vai trò khi các hệ thống phía sau được kết nối và sử dụng dữ liệu theo một chuẩn thống nhất.

Vì vậy, việc xác định các danh mục dữ liệu dùng chung theo Quyết định 29/2026/QĐ-TTg có thể được xem là một bước quan trọng trong việc xây dựng hạ tầng dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.

Từ danh mục thủ tục, dịch vụ công, cơ quan, đơn vị hành chính cho đến kết quả giải quyết, nghĩa vụ tài chính và thông tin phục vụ thanh toán, các nhóm dữ liệu này tạo thành những mắt xích liên kết trong quy trình xử lý hồ sơ điện tử.

Khi dữ liệu được kết nối tốt, chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính không còn chỉ là đưa biểu mẫu giấy lên môi trường mạng. Mục tiêu lớn hơn là hình thành một quy trình xử lý xuyên suốt dựa trên dữ liệu, trong đó thông tin được chia sẻ đúng nơi, đúng thời điểm và được khai thác thống nhất.

Đây cũng là nền tảng để tiếp tục đơn giản hóa thủ tục, nâng cao chất lượng phục vụ và từng bước xây dựng nền hành chính số lấy dữ liệu làm cơ sở vận hành.