Quy định hóa đơn hàng khuyến mại và biếu tặng từ 1/7/2026

Nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ và lập hóa đơn hàng khuyến mại, biếu tặng

Trong hoạt động thương mại, việc thực hiện các chương trình khuyến mại, quảng cáo hay biếu tặng quà cho khách hàng, đối tác là chiến lược kinh doanh quen thuộc của doanh nghiệp. Kể từ ngày 01/7/2026, các quy định pháp lý về việc phát hành chứng từ điện tử cho các hoạt động này được chuẩn hóa nhằm giảm tải thủ tục hành chính nhưng vẫn đảm bảo tính chặt chẽ trong quản lý nhà nước.

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo pháp luật thương mại hoặc cho, biếu, tặng phù hợp với quy định, doanh nghiệp được quyền lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý (phù hợp với kỳ kê khai thuế GTGT). Khi lựa chọn phương thức này, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải tuân thủ các trách nhiệm pháp lý sau:

• Bảo đảm tính chính xác: Hóa đơn tổng hợp phải phản ánh đầy đủ, trung thực và chính xác toàn bộ các giao dịch phát sinh thực tế trong kỳ.

• Trách nhiệm lưu giữ giấy tờ: Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng cùng toàn bộ hồ sơ, tài liệu có liên quan.

• Cung cấp thông tin khi có yêu cầu: Toàn bộ danh sách chi tiết và bảng kê kèm theo (nếu có) phải được lưu trữ đồng thời cùng hóa đơn để sẵn sàng cung cấp, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra hoặc quản lý thuế của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

• Quyền yêu cầu riêng của khách hàng: Trường hợp khách hàng hoặc người nhận có yêu cầu xuất hóa đơn riêng cho từng giao dịch cụ thể, người bán vẫn phải đáp ứng và lập hóa đơn giao theo đúng quy định chung.

Nguyên tắc xác định giá tính thuế GTGT đối với hàng biếu tặng

Bên cạnh nghĩa vụ lập và lưu trữ chứng từ, việc xác định đúng căn cứ tính thuế đối với hàng hóa dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, cho, biếu, tặng đóng vai trò cốt lõi trong việc hạch toán tài chính chính xác:

• Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng: Căn cứ theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, giá tính thuế GTGT được xác định là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu tặng đó.

• Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: Trường hợp hoạt động khuyến mại tuân thủ đúng các quy định của pháp luật thương mại, giá tính thuế GTGT được xác định bằng không (0), tạo điều kiện thuận lợi và tháo gỡ gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp khi triển khai các chương trình xúc tiến thương mại.

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử chung

Để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ tài chính từ ngày 01/7/2026, mỗi hóa đơn điện tử được phát hành (bao gồm cả hóa đơn tổng hợp hoặc hóa đơn đơn lẻ) đều phải tích hợp đầy đủ các tiêu chí tối thiểu theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

1. Thông tin định danh chứng từ: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số và số thứ tự hóa đơn.

2. Thông tin chủ thể giao dịch: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân) của người mua.

3. Chi tiết kinh tế và tài chính: Tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, mức thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế và tổng giá trị thanh toán cuối cùng.

4. Các yếu tố xác thực thời gian: Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số điện tử và mã xác thực của cơ quan thuế (nếu thuộc diện có mã).

5. Yếu tố phụ trợ: Các khoản phí, lệ phí ngân sách, chiết khấu thương mại hoặc nội dung về khuyến mại (nếu có).