Hướng dẫn xuất hóa đơn tặng bánh Trung thu theo quy định mới

Nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử khi biếu tặng bánh Trung thu

Trong hoạt động kinh doanh thương mại, việc biếu tặng quà cho đối tác, khách hàng hoặc nhân viên vào các dịp lễ tết như rằm Trung thu là một nét văn hóa phổ biến. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý tài chính, đây vẫn là một nghiệp vụ kinh tế làm phát sinh nghĩa vụ kê khai và quản lý thuế.

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương hoặc tiêu dùng nội bộ, bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người nhận (hoặc lưu trữ theo quy định). Hóa đơn này phải tuân thủ chuẩn định dạng dữ liệu, phản ánh trung thực nghiệp vụ phát sinh và đảm bảo tính chính xác dưới sự chịu trách nhiệm pháp lý của người bán.

Phương thức lập hóa đơn và sử dụng bảng kê tổng hợp

Đối với các mặt hàng có tính chất tiêu dùng theo mùa vụ hoặc phát sinh số lượng giao dịch biếu tặng lớn trong tháng/quý (như bánh Trung thu), pháp luật tạo cơ chế linh hoạt nhằm giảm tải thủ tục hành chính cho doanh nghiệp:

• Lập hóa đơn tổng hợp: Doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn tổng hợp cho toàn bộ các giao dịch biếu tặng phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT của đơn vị.

• Trách nhiệm của người bán: Phải đảm bảo hóa đơn tổng hợp phản ánh chính xác các giao dịch, đồng thời lưu giữ đầy đủ danh sách chi tiết hàng hóa biếu tặng cùng hồ sơ liên quan để sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.

• Trường hợp khách hàng yêu cầu riêng: Nếu người nhận có yêu cầu xuất hóa đơn theo từng giao dịch cụ thể, người bán có trách nhiệm đáp ứng.

• Quy định về Bảng kê kèm theo: Trên hóa đơn phải ghi rõ dòng chữ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm”. Bảng kê chi tiết phải thể hiện đầy đủ thông tin về người bán, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và có đầy đủ chữ ký của người lập. Đặc biệt, đối với đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, bảng kê bắt buộc phải có thêm các tiêu thức về thuế suất và tiền thuế GTGT.

Xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn hàng biếu tặng

Thời điểm xuất hóa đơn là một trong những yếu tố cốt lõi để tránh các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế. Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm được quy định rạch ròi tùy thuộc vào bản chất của đối tượng biếu tặng:

• Đối với hàng hóa (như bánh Trung thu, quà tặng hiện vật): Thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận, hoàn toàn không phụ thuộc vào việc đã thanh toán tiền hay chưa.

• Đối với dịch vụ (nếu dùng để biếu tặng): Thời điểm xuất hóa đơn là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc tính theo thời điểm thu tiền trước/trong khi cung ứng dịch vụ (trừ khoản tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự).

Tiêu chuẩn chữ ký số trên hóa đơn từ ngày 01/7/2026

Tính xác thực của chứng từ điện tử từ nửa cuối năm 2026 được định hình bởi các quy định chặt chẽ về chữ ký số:

• Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Chữ ký số trên hóa đơn bắt buộc phải là chữ ký số chính thức của pháp nhân doanh nghiệp, tổ chức phát hành.

• Chữ ký của người mua: Về nguyên tắc chung, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, trừ khi các bên có thỏa thuận riêng hoặc đáp ứng đủ điều kiện kỹ thuật để cùng ký số. Nghị định cũng quy định rõ các ngoại lệ cụ thể đối với hóa đơn bán lẻ siêu thị, trung tâm thương mại, tem vé thẻ hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không yêu cầu thông tin định danh của người mua.