Điểm mới hóa đơn điện tử theo Nghị định 254

Bối cảnh pháp lý và định hướng cải cách hệ thống hóa đơn, chứng từ

Ngày 30/6/2026, Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP nhằm hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế, đồng thời thay thế hoàn toàn Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũ. Song song đó, Bộ Tài chính cũng ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC để tạo nên một hành lang pháp lý đồng bộ, hiện đại hóa toàn diện công tác quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử trên phạm vi toàn quốc từ ngày 01/07/2026.

Sự chuyển dịch này không chỉ đánh dấu việc xóa bỏ hoàn toàn các hình thức hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn tự in mà còn chuẩn hóa dữ liệu số, gắn kết chặt chẽ với hệ thống thông tin quản lý thuế tập trung của ngành tài chính.

Những điểm thay đổi cốt lõi tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP

1. Tinh gọn đối tượng áp dụng và làm rõ khái niệm pháp lý

Theo Điều 2 của Nghị định mới, các quy định liên quan đến việc in và tự in hóa đơn, chứng từ chính thức bị bãi bỏ, bởi hệ thống pháp luật hiện hành chỉ thừa nhận và quản lý duy nhất định dạng điện tử. Đồng thời, các khái niệm về hóa đơn hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn tại Điều 3 cũng được tinh chỉnh để phù hợp với thực tiễn giao dịch thương mại điện tử và nền kinh tế số.

2. Quy định mới về đối tượng sử dụng và các trường hợp được miễn trừ

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hộ kinh doanh: Nghị định bổ sung chi tiết đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời làm rõ phương thức sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

• Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử: Điều 7 bổ sung một điều luật hoàn toàn mới miễn trừ hóa đơn cho 8 nhóm trường hợp đặc thù. Điển hình như các giao dịch tài chính ngân hàng, tái bảo hiểm, góp vốn bằng tài sản, tài sản điều chuyển nội bộ giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc các sản phẩm dữ liệu đặc thù không cấu thành hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ thông thường.

3. Cải cách thời điểm lập hóa đơn và quy định chi tiết cho các ngành đặc thù

Nhằm tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp trong việc đối soát dữ liệu, Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung nhiều điểm mới tiến bộ:

• Tiền đặt cọc: Trường hợp thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng dịch vụ thì không phải lập hóa đơn.

• Đặc thù ngành nghề cần đối soát: Đối với các lĩnh vực phát sinh giao dịch thường xuyên như dịch vụ công nghệ số, quảng cáo báo điện tử, vận tải hành khách, dịch vụ tài sản mã hóa hoặc hợp đồng đồng bảo hiểm, thời gian lập hóa đơn được linh hoạt theo chu kỳ đối soát dữ liệu (có thể lên đến 2 tháng hoặc thực hiện thông qua Bảng thông tin chi tiết giao dịch định kỳ gửi cơ quan thuế).

• Giao dịch ban đêm: Người bán không có phần mềm tự động phát sinh giao dịch bán hàng trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động được phép lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

4. Quy định chuyển tiếp và xử lý dứt điểm hóa đơn giấy cũ

Nghị định đưa ra các mốc thời gian chuyển tiếp rất rõ ràng:

• Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng kể từ ngày 01/07/2026, các đơn vị phải tiến hành kiểm kê và tiêu hủy.

• Biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026, và bắt buộc phải tiêu hủy, chuyển đổi sang biên lai điện tử chuẩn dữ liệu từ ngày 01/01/2027.

Khung chế tài xử lý vi phạm và vai trò giám sát xã hội

Bên cạnh các quy định về nghiệp vụ lập hóa đơn, hệ thống pháp luật xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế (được dẫn chiếu qua Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi) tiếp tục duy trì mức phạt nghiêm khắc đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Cụ thể, tổ chức vi phạm có thể bị phạt tiền từ 20 đến 50 triệu đồng (đối với cá nhân, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt bằng một nửa).

Đặc biệt, Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã chính thức bổ sung cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử. Quy định này tạo ra một "màng lọc" giám sát từ cộng đồng, vừa nâng cao tính tuân thủ pháp luật của người nộp thuế, vừa hạn chế tối đa tình trạng thất thu ngân sách nhà nước trong nền kinh tế số.