Xử lý sai sót và quản lý hóa đơn từ máy tính tiền từ 01/7/2026

1. Cơ chế xử lý hóa đơn điện tử máy tính tiền lập sai: Không áp dụng thay thế cho tất cả trường hợp

Nguyên tắc chung trong quản lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi phát hiện sai sót là lập hóa đơn thay thế, thay vì sử dụng hình thức hóa đơn điều chỉnh như các loại hóa đơn điện tử thông thường khác. Tuy nhiên, quy định pháp luật không bắt buộc áp dụng cơ chế này trong toàn bộ mọi tình huống phát sinh.

Điểm loại trừ quan trọng nằm ở các giao dịch trả lại hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (như xe cơ giới, bất động sản...) mà tài sản đó đã được hoàn tất thủ tục đăng ký tên người mua. Trong kịch bản này:

• Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, nghĩa vụ xuất hóa đơn trả lại hàng thuộc về phía người mua.

• Người bán không thực hiện lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn gốc đã xuất trước đó.

• Cả hai bên phải hoàn thiện bộ hồ sơ, chứng từ hoàn trả tài sản đầy đủ để trình cơ quan chức năng khi có yêu cầu kiểm tra.

2. Tiêu chuẩn nội dung dữ liệu trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Nhằm đảm bảo tính minh bạch và khả năng tra cứu tức thì, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải đáp ứng đầy đủ các trường thông tin cốt lõi bao gồm:

• Định danh bên bán: Tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở và mã số thuế.

• Định danh bên mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân hoặc số điện thoại (thực hiện theo yêu cầu từ phía người mua).

• Thông tin giao dịch chi tiết: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và tổng số tiền thanh toán. Riêng cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải thể hiện tách biệt: giá bán chưa thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán đã có thuế.

• Thời gian và dữ liệu xác thực: Thời điểm lập hóa đơn, đi kèm mã của cơ quan thuế hoặc chuỗi dữ liệu điện tử phục vụ việc tra cứu và kê khai.

• Phương thức truyền tải: Cung cấp cho khách hàng qua tin nhắn, email, mã QR hoặc đường liên kết truy xuất trực tiếp.

3. Các căn cứ dẫn đến việc tạm ngừng hoặc chấm dứt quyền sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể bị cơ quan thuế áp dụng biện pháp tạm ngừng hoặc ngừng hẳn quyền sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả hóa đơn từ máy tính tiền) khi vi phạm hoặc rơi vào các trường hợp sau:

• Trạng thái pháp lý bất thường: Bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế, bỏ địa chỉ kinh doanh, tạm ngừng hoạt động hoặc có thay đổi ngành nghề khiến không còn đủ điều kiện áp dụng hóa đơn máy tính tiền.

• Cưỡng chế và vi phạm hành chính: Bị ban hành quyết định cưỡng chế nợ thuế hoặc bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu đình chỉ do kinh doanh ngành nghề có điều kiện không đủ tiêu chuẩn.

• Sai lệch dữ liệu dân cư: Hộ/cá nhân kinh doanh được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 có thông tin không trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và không hoàn thành cập nhật trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo.

• Hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng: Mua bán hàng lậu, hàng giả, gian lận sở hữu trí tuệ; lập hóa đơn khống để chiếm đoạt tài sản; có hành vi trốn thuế bị phát hiện qua kiểm tra; hoặc nằm trong danh sách người nộp thuế có rủi ro cao về thuế và hóa đơn.