Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Công văn 2026

Chuẩn hóa quy trình đính chính hóa đơn điện tử và kê khai bổ sung thuế GTGT từ năm 2026

Sự ra đời của Luật Quản lý thuế 2025, Thông tư 91/2026/TT-BTC cùng Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã tạo nên bước ngoặt trong việc quản lý chứng từ giao dịch và minh bạch hóa dòng vốn thuế. Việc nắm vững các nguyên tắc xử lý hóa đơn lập sai không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu hay phạt vi phạm hành chính trong công tác kê khai.

1. Phương án xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Căn cứ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc khắc phục sự cố trên hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn có/không có mã của cơ quan thuế) được phân định theo 3 trường hợp:

A. Sai sót thông tin không ảnh hưởng đến số liệu tài chính:

• Phạm vi áp dụng: Lỗi về tên, địa chỉ người mua, số tiền viết bằng chữ... nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi bằng số, thuế suất, tiền thuế hoặc chủng loại hàng hóa.

• Hình thức xử lý: Người bán gửi thông báo sai sót cho người mua và không phải lập lại hóa đơn mới.

• Thủ tục với cơ quan thuế: Người bán nộp Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC).

B. Sai sót trọng yếu liên quan đến nghĩa vụ thuế:

• Phạm vi áp dụng: Lỗi về mã số thuế, quy cách/chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các chỉ tiêu bắt buộc khác.

• Phương án lựa chọn:

  1. Lập hóa đơn điều chỉnh: Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

  2. Lập hóa đơn thay thế: Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

• Quy trình áp dụng:

  • Hóa đơn gộp: Trường hợp trong cùng một tháng phát sinh nhiều hóa đơn lập sai cùng thông tin của cùng một khách hàng, người bán được phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế gộp kèm Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

  • Văn bản thỏa thuận: Trước khi xuất hóa đơn đính chính cho đối tượng là tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh, hai bên bắt buộc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ lỗi sai. Nếu người mua là cá nhân tiêu dùng, người bán chỉ cần thông báo trực tiếp hoặc đăng tải trên website.

  • Ngoại lệ miễn văn bản thỏa thuận: Không bắt buộc lập thỏa thuận đối với hóa đơn chuyển dữ liệu dạng Bảng tổng hợp, giao dịch bán hàng trên các sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số.

C. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và tài sản đăng ký:

• Đối với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc bán tài sản thuộc diện đăng ký quyền sở hữu/sử dụng có sai sót, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy trình hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

2. Nguyên tắc kê khai bổ sung thuế GTGT đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Căn cứ khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025 và khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, việc kê khai hồ sơ bổ sung khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế được thực hiện trong thời hạn 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ kê khai của kỳ có sai sót:

A. Nguyên tắc phân bổ kỳ kê khai:

• Khai về kỳ phát sinh sai sót: Áp dụng khi việc kê khai bổ sung làm phát sinh tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn/miễn/giảm. Người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế chênh lệch tăng thêm cùng tiền chậm nộp vào ngân sách.

• Khai về kỳ phát hiện sai sót: Áp dụng khi việc khai bổ sung chỉ làm giảm số thuế phải nộp hoặc làm thay đổi (tăng/giảm) số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau.

• Đối với thuế GTGT đầu vào: Căn cứ khoản 1 Điều 14 Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024, thuế GTGT đầu vào phát sinh kỳ nào thì kê khai khấu trừ tại kỳ đó. Trường hợp phát hiện sai sót:

  • Nếu làm tăng số thuế phải nộp/giảm số tiền hoàn: Khai bổ sung vào kỳ phát sinh sai sót.

  • Nếu làm giảm số thuế phải nộp/chỉ làm thay đổi thuế khấu trừ chuyển kỳ sau: Khai bổ sung vào kỳ phát hiện sai sót.

3. Hệ thống mẫu hóa đơn GTGT điện tử chuẩn mực và các hành vi bị cấm

A. Toàn bộ hệ thống mẫu hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC (Phụ lục 5):

• Mẫu 01/GTGT: Hóa đơn GTGT điện tử (áp dụng cho phương pháp khấu trừ).

• Mẫu 01/GTGT-ĐT: Hóa đơn GTGT điện tử dành cho doanh nghiệp đặc thù.

• Mẫu 01/GTGT-NT: Hóa đơn GTGT điện tử dành cho doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ.

• Mẫu 02/BH: Hóa đơn bán hàng điện tử (áp dụng cho phương pháp trực tiếp).

• Mẫu 01/GTGT-TKHT: Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế.

• Mẫu 01/GTGT-BL: Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

B. 5 Nhóm hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 8 Luật Quản lý thuế 2025:

1. Móc nối, thông đồng, bao che giữa người nộp thuế và công chức thuế để chuyển giá, trốn thuế, gian lận tiền ngân sách; tiết lộ thông tin người nộp thuế trái phép hoặc gây phiền hà, sách nhiễu.

2. Cố tình không kê khai hoặc kê khai gian lận, không đầy đủ số thuế phải nộp; cản trở, chống đối công chức thuế thi hành công vụ.

3. Sử dụng mã số thuế của người khác hoặc cho mượn mã số thuế trái quy định.

4. Bán hàng hóa, dịch vụ không xuất hóa đơn; sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; làm giả hoặc tạo lập hóa đơn điện tử trái phép.

5. Truy cập trái phép, phá hủy hệ thống dữ liệu thuế; phát tán thông tin sai lệch làm ảnh hưởng đến uy tín cơ quan thuế và người nộp thuế.