Quy trình lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 91

Chuẩn hóa công tác quản lý hóa đơn điện tử trong giai đoạn mới

Việc kiểm soát chặt chẽ nghĩa vụ lập và điều chỉnh hóa đơn điện tử đóng vai trò quyết định nhằm chống thất thu ngân sách, ngăn chặn gian lận thuế và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người tiêu dùng. Các văn bản pháp lý mới ban hành đã phân định rõ cơ chế thỏa thuận giữa các bên đối với từng nhóm đối tượng, xử lý dứt điểm tình trạng xuất gộp hóa đơn trái quy định và tăng cường sức mạnh giám sát từ xã hội.

1. Quy định lập văn bản thỏa thuận khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc lập văn bản thỏa thuận khi xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót phụ thuộc vào đối tượng người mua và loại hình giao dịch:

A. Các trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn:

• Sai sót đơn lẻ: Khi phát sinh sai sót về mã số thuế, thông tin/quy cách/chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các chỉ tiêu bắt buộc khác, người bán có quyền lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

  • Hóa đơn điều chỉnh: Phải ghi rõ chú thích “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm…”.

  • Hóa đơn thay thế: Phải ghi rõ chú thích “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm…”.

• Sai sót nhiều hóa đơn cùng kỳ: Khi bị sai cùng thông tin (người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất) trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, người bán được phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung, kèm Bảng kê hóa đơn điện tử lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

B. Yêu cầu lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh/thay thế:

• Khách hàng là Tổ chức, Hộ/Cá nhân kinh doanh:

  • Bắt buộc hai bên (người bán và người mua) phải lập Văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi xuất hóa đơn mới.

  • Người bán có nghĩa vụ lưu giữ văn bản thỏa thuận này tại đơn vị và xuất trình ngay khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

• Khách hàng là Cá nhân tiêu dùng cuối cùng:

  • Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận hai bên. Thay vào đó, người bán có trách nhiệm thông báo trực tiếp cho người mua hoặc niêm yết thông báo khai báo sai sót trên website chính thức của đơn vị (nếu có), đồng thời lưu lại bằng chứng để phục vụ công tác giải trình.

• Các trường hợp miễn lập văn bản thỏa thuận:

  • Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu.

  • Chuyển cơ sở dữ liệu giao dịch chi tiết theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch.

  • Mua bán hàng hóa, dịch vụ trên các nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.

2. Cấm xuất gộp hóa đơn cuối tháng trên sàn thương mại điện tử

Thực tế quản lý thuế trên sàn TMĐT ghi nhận tình trạng nhiều nhà bán hàng cố tình gom các đơn hàng trong tháng để xuất chung một hóa đơn cuối kỳ. Pháp luật hiện hành đã có chế tài chấm dứt tình trạng này:

• Trách nhiệm chia sẻ dữ liệu của sàn TMĐT: Căn cứ khoản 1 Điều 17 và khoản 2 Điều 19 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chủ quản sàn TMĐT/nền tảng số có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ thông tin người mua, chi tiết giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái xác nhận hoàn tất đơn hàng cho người bán.

• Cơ chế lập hóa đơn theo giao dịch: Theo Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, nguyên tắc bắt buộc là người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua ngay tại thời điểm phát sinh từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Kết luận pháp lý: Hành vi xuất gộp hóa đơn cuối tháng cho nhiều giao dịch phát sinh trên sàn TMĐT là vi phạm pháp luật. Mọi đơn hàng thành công đều phải được lập hóa đơn riêng biệt tương ứng.

3. Cơ chế thưởng đến 10 triệu đồng cho người tiêu dùng tố giác vi phạm hóa đơn

Căn cứ khoản 5 Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chính sách khen thưởng đột phá nhằm khuyến khích người dân giám sát việc chấp hành pháp luật về hóa đơn:

• Mức tiền thưởng: Người tiêu dùng tố giác hành vi không lập và giao hóa đơn của người bán sẽ được thưởng tối đa 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, nhưng không quá 10.000.000 đồng/01 vụ việc.

• Điều kiện bắt buộc để nhận thưởng:

  1. Tính trung thực & chính xác: Thông tin tố giác phải trung thực, kịp thời, cung cấp rõ thời gian, địa điểm và danh tính chủ thể vi phạm.

  2. Đủ căn cứ pháp lý: Nội dung phản ánh sát thực tế, tạo đủ cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra, xác minh và kết luận hành vi vi phạm.

  3. Đã có quyết định xử phạt: Cơ quan thuế đã chính thức ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đối với người bán từ nguồn thông tin phản ánh đó.