Hướng dẫn ghi thông tin người mua trên hóa đơn từ 01/07/2026

Chuẩn hóa thông tin hóa đơn điện tử và giá trị hạch toán chi phí từ năm 2026

Trong bối cảnh chuyển đổi số công tác quản lý thuế, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ Công văn 6656/QNG-QLDN1 đã thiết lập khung pháp lý chặt chẽ đối với nội dung ghi trên hóa đơn điện tử. Các quy định mới không chỉ bảo đảm tính chính xác của dữ liệu người tiêu dùng mà còn thắt chặt điều kiện hạch toán chi phí hợp lý của các chủ thể kinh doanh.

1. Quy tắc ghi nhận thông tin người mua khi thiếu mã số định danh cá nhân

Công văn 6656/QNG-QLDN1 (hướng dẫn thực hiện Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP) giải quyết dứt điểm các vướng mắc của cơ sở kinh doanh khi lập hóa đơn cho khách hàng cá nhân không có hoặc không cung cấp mã số định danh:

A. Phân loại theo mức độ cung cấp thông tin của khách hàng:

• Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin: Hóa đơn ghi nhận trọn vẹn Tên, Địa chỉ và Mã số định danh cá nhân của người mua.

• Khách hàng chỉ cung cấp Tên và Địa chỉ (không có/không cung cấp Số định danh): Người bán lập hóa đơn phản ánh đầy đủ thông tin Tên và Địa chỉ mà khách hàng đã cung cấp.

• Khách hàng hoàn toàn không cung cấp thông tin: Người bán ghi chú rõ ràng trên chỉ tiêu người mua là “Bán cho người tiêu dùng”.

• Trường hợp khách hàng là người nước ngoài: Thông tin địa chỉ và mã định danh có thể thay thế hợp pháp bằng Số hộ chiếu (hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh) kèm Quốc tịch.

B. Quy tắc viết tắt thông tin địa chỉ thương mại:

Đối với người mua là cơ sở kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doanh), thông tin tên và địa chỉ phải trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký thuế. Trường hợp địa chỉ quá dài, pháp luật cho phép sử dụng các cụm từ viết tắt thông dụng (như P. thay cho Phường, TP. thay cho Thành phố, TNHH thay cho Trách nhiệm hữu hạn, KCN thay cho Khu công nghiệp...) nhưng phải bảo đảm chính xác số nhà, tên đường, tỉnh/thành phố để xác định đúng đối tượng.

2. Giá trị pháp lý của hóa đơn không thông tin trong hạch toán và quyết toán thuế

Một điểm quan trọng quy định tại Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP là hiệu lực sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, hộ kinh doanh:

Nguyên tắc khấu trừ & chi phí: Hóa đơn không thể hiện thông tin người mua hoặc hóa đơn được xuất dưới dạng “Bán cho người tiêu dùng” không có giá trị pháp lý để các tổ chức kinh tế, cơ quan, hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng làm chứng từ hạch toán chi phí hợp lý hoặc quyết toán thuế.

Quy định này ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp thu gom hóa đơn bán lẻ cho cá nhân không cung cấp thông tin để hợp thức hóa các khoản chi phí nội bộ hoặc gian lận thuế GTGT và TNDN.

3. Các trường hợp được miễn sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới

Căn cứ Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hệ thống pháp luật miễn trừ nghĩa vụ phát hành hóa đơn điện tử cho 8 nhóm nghiệp vụ và đối tượng đặc thù:

1. Hàng hóa mua vào lập bảng kê: Hộ/cá nhân kinh doanh thu mua sản phẩm, dịch vụ thuộc diện lập Bảng kê thu mua theo luật thuế TNDN.

2. Cho thuê tài sản & Dịch vụ số xuyên biên giới: Hộ/cá nhân có thu nhập từ cho thuê bất động sản hoặc cung cấp sản phẩm/dịch vụ nội dung số (quảng cáo, phim, nhạc, game) cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.

3. Đại lý đã khấu trừ thuế tại nguồn: Cá nhân làm đại lý bảo hiểm, xổ số, bán hàng đa cấp mà đơn vị chủ quản đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định.

4. Nghiệp vụ tài chính - Ngân hàng - Tái bảo hiểm: Các khoản thu từ tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, phát hành giấy tờ có giá, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm tài chính phái sinh (riêng bán ngoại tệ lập bảng kê tổng hợp cuối tháng).

5. Góp vốn doanh nghiệp: Hoạt động góp vốn bằng tài sản của các chủ thể kinh doanh vào tổ chức kinh tế.

6. Điều chuyển tài sản nội bộ: Tài sản điều chuyển giữa công ty mẹ và chi nhánh phụ thuộc, hoặc giữa các chi nhánh phụ thuộc; tài sản điều chuyển khi tái cơ cấu doanh nghiệp (chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi).

7. Tài sản cho mượn không thu tiền: Máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ cho mượn để phục vụ gia công hàng hóa mà không phát sinh tiền lệ phí hay chuyển quyền sở hữu.

8. Tiêu dùng nội bộ & Các khoản thu không bán hàng: Hàng hóa xuất chuyển kho nội bộ/tiếp tục quá trình sản xuất; tài sản cố định tự xây dựng/tự chế phục vụ sản xuất; các khoản bồi thường, tiền thưởng, thu đòi bên thứ ba, thu hộ - chi hộ không liên quan đến cung ứng hàng hóa, dịch vụ theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.