Dự thảo quy định: Ai được mượn tài liệu gốc hồ sơ án tại Tòa?

Dự thảo Thông tư này nhằm điều chỉnh toàn bộ các hoạt động văn thư, lưu trữ trong hệ thống TAND, bao gồm việc quản lý hồ sơ vụ án, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động quản lý, điều hành và xét xử của TAND các cấp.

Nguyên tắc quản lý hồ sơ

Nguyên tắc quản lý văn thư, lưu trữ đối với hồ sơ vụ án phải đảm bảo tính tập trung, thống nhất và liên tục từ khi hồ sơ được lập cho đến khi nộp vào Lưu trữ cơ quan. Đồng thời, công tác này phải tuân thủ các nguyên tắc chung về quản lý nghiệp vụ, đặc biệt là phải bảo mật theo quy định của pháp luật về bí mật nhà nước và bí mật công tác.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của TAND bao gồm nhiều loại, trong đó có: Hồ sơ vụ án hình sự, dân sự, hành chính; tiểu hồ sơ giải quyết giám đốc thẩm, tái thẩm; hồ sơ thi hành án, đặc xá; và các loại hồ sơ quản lý nhà nước khác có giá trị thực tiễn, nghiên cứu lịch sử.

Quy định về khai thác và mượn tài liệu gốc

Điều 46 của dự thảo Thông tư phân loại rõ đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của TAND dựa trên loại tài liệu và tính chất đặc thù của hoạt động tư pháp.

1. Đối với tài liệu quản lý nhà nước:

Cán bộ, công chức TAND và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác được phép sao, chụp tài liệu lưu trữ không mang bí mật nhà nước vì mục đích công vụ hoặc nhu cầu chính đáng khác.

2. Đối với hồ sơ vụ án:

• Mượn hoặc rút toàn bộ hồ sơ: Chỉ áp dụng đối với các đơn vị thuộc TAND Tối cao và VKSND Tối cao (đang trực tiếp xem xét, giải quyết án) khi hồ sơ được lưu trữ tại Kho lưu trữ TAND Tối cao. Tại các Tòa án cấp dưới, đối tượng mượn là TAND, VKSND cùng cấp hoặc TAND, VKSND cấp trên.

• Đối tượng được mượn tài liệu bản gốc (có thời hạn):

  • Cơ quan Điều tra thuộc VKSND Tối cao.

  • Cơ quan Điều tra thuộc Bộ Quốc phòng.

  • Cơ quan Điều tra thuộc Bộ Công an, Công an cấp tỉnh, và Công an cấp xã.

• Đối tượng được trả hoặc rút tài liệu bản gốc: Là người đứng tên trong tài liệu (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) và cơ quan thi hành án. Các tài liệu được trả bao gồm: tài liệu nhân thân, tài liệu quyền sử dụng động sản/bất động sản, tài liệu bị thu giữ nhưng không phải tang vật vụ án, cùng các tài liệu liên quan đến quyền và nghĩa vụ khác. Việc trả lại phải căn cứ vào quyết định hoặc bản án đã có hiệu lực pháp luật.