Thủ tục đăng ký doanh nghiệp sau ngày 1.7: Những thay đổi quan trọng và hướng dẫn chi tiết

Dưới đây là tổng hợp các nội dung mới và quan trọng nhất liên quan đến thủ tục đăng ký doanh nghiệp từ sau ngày 1.7.2025 mà cá nhân, tổ chức cần nắm rõ:

1. Thẩm quyền đăng ký doanh nghiệp phân cấp lại

Theo quy định tại Nghị định 168/2025, hệ thống cơ quan đăng ký doanh nghiệp được sắp xếp lại phù hợp với mô hình hành chính mới:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh:

  • Trực thuộc Sở Tài chính của tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương.

  • Có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hồ sơ thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của các tổ chức, cá nhân.

  • Có thể thiết lập nhiều điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả trên toàn tỉnh để thuận tiện cho doanh nghiệp nộp hồ sơ.

• Ban Quản lý khu công nghệ cao (Khu CNC):

  • Có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với các tổ chức đặt trụ sở trong phạm vi Khu CNC.

  • Bao gồm cả các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh nằm trong khu vực này.

• Cơ quan đăng ký hộ kinh doanh cấp xã:

  • Là Phòng Kinh tế thuộc UBND cấp xã, phường, thị trấn.

  • Đảm nhận việc đăng ký hộ kinh doanh và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

  • Phân cấp rõ ràng như sau:

    • Phường, đặc khu: đăng ký tại Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị.

    • Xã và các đơn vị đặc biệt: đăng ký tại Phòng Kinh tế trực thuộc UBND xã.

2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Gộp đơn giản, không yêu cầu trùng lặp

Nghị định mới quy định rõ ràng:

• Chỉ cần nộp một bộ hồ sơ duy nhất khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

• Cơ quan đăng ký không được yêu cầu bổ sung thêm hồ sơ nếu hồ sơ đã đầy đủ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168.

• Đối với hồ sơ trực tuyến (qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp), người nộp hồ sơ sẽ nhận được biên nhận điện tử và kết quả xử lý qua hệ thống hoặc tại điểm trả kết quả theo đăng ký.

3. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế

Một trong những điểm nổi bật nhất của Nghị định 168/2025 là việc tích hợp mã số thuế và mã số doanh nghiệp:

• Mã số doanh nghiệp (MSDN) là mã số duy nhất, không thay đổi trong suốt quá trình hoạt động, và đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp.

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện cũng chính là Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

• Nếu doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, mã số này sẽ chấm dứt hiệu lực và không được cấp lại cho tổ chức/cá nhân khác.

4. Mã số của đơn vị phụ thuộc và địa điểm kinh doanh

• Chi nhánh, văn phòng đại diện sẽ được cấp một mã số đơn vị phụ thuộc riêng biệt, cũng là mã số thuế tương ứng.

• Địa điểm kinh doanh được cấp mã số gồm 5 chữ số từ 00001 đến 99999, dùng để phân định nhưng không phải là mã số thuế.

• Những chi nhánh, văn phòng đại diện đã thành lập trước ngày 1.11.2015 nhưng chưa có mã số đơn vị phụ thuộc phải làm thủ tục cấp bổ sung tại cơ quan thuế, sau đó cập nhật thông tin tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

5. Một số điểm đáng lưu ý khác

• Việc đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa là doanh nghiệp đã được cấp phép kinh doanh. Nếu ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện đó theo quy định pháp luật chuyên ngành.

• Doanh nghiệp được khuyến khích nộp hồ sơ và nhận kết quả qua phương thức điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Khi sắp xếp đơn vị hành chính thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp không cần làm thủ tục thay đổi giấy chứng nhận, trừ khi có sự thay đổi về cấp huyện/tỉnh (các hệ thống dữ liệu sẽ tự động đồng bộ thông tin hành chính mới).

Tóm tắt quy trình đăng ký doanh nghiệp từ 1.7.2025

1. Chuẩn bị hồ sơ theo đúng mẫu và quy định tại Luật Doanh nghiệp, Nghị định 168.

2. Nộp hồ sơ tại:

   • Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh (Sở Tài chính) hoặc

   • Ban quản lý khu CNC (nếu trụ sở nằm trong khu CNC) hoặc

   • Phòng Kinh tế cấp xã (nếu là hộ kinh doanh).

3. Nhận kết quả trong vòng 3–5 ngày làm việc, nhận mã số doanh nghiệp/mã số thuế đồng thời.

4. Đăng ký tài khoản ngân hàng, khai thuế điện tử, hóa đơn điện tử, đăng ký lao động (nếu có)...

Nghị định 168/2025 không chỉ đơn giản hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo hướng minh bạch, thuận tiện và tiết kiệm thời gian mà còn phản ánh đúng xu hướng cải cách hành chính trong bối cảnh sáp nhập đơn vị hành chính và phát triển nền kinh tế số. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân khởi nghiệp cần cập nhật đầy đủ quy định mới này để đảm bảo quá trình đăng ký và vận hành doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.