Quy định chữ ký số và đối tượng dùng hóa đơn bán hàng

Tiêu chuẩn chữ ký số trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Bước sang giai đoạn số hóa công tác tài chính, việc xác thực chứng từ điện tử đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý. Căn cứ theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi doanh nghiệp tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử bán hàng, chữ ký số đóng vai trò quyết định tính pháp lý và toàn vẹn của dữ liệu.

Cụ thể, đối với pháp nhân là doanh nghiệp hoặc tổ chức, chữ ký số hiển thị trên hóa đơn bắt buộc phải là chữ ký số chính thức của chính doanh nghiệp, tổ chức đó. Trường hợp người bán là cá nhân kinh doanh hoặc người được ủy quyền hợp pháp thì sử dụng chữ ký số cá nhân tương ứng. Riêng các nhà cung cấp nước ngoài không hiện diện thương mại tại Việt Nam sẽ áp dụng chữ ký điện tử theo các chuẩn mực giao dịch điện tử quốc tế.

Các thành phần bắt buộc cấu thành hóa đơn điện tử

Bên cạnh yếu tố xác thực từ chữ ký số của người bán, một hóa đơn điện tử hợp lệ từ ngày 01/7/2026 cần phải hội tụ đầy đủ các nội dung cốt lõi theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP để đảm bảo tính minh bạch trước cơ quan thuế:

• Thông tin định danh chứng từ: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số thứ tự hóa đơn.

• Thông tin chủ thể: Tên, địa chỉ và mã số thuế (hoặc mã số định danh cá nhân) của cả người bán lẫn người mua.

• Chi tiết giao dịch kinh tế: Tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, mức thuế suất GTGT, tổng tiền thuế và tổng giá trị thanh toán cuối cùng.

• Dấu mốc thời gian và mã xác thực: Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số điện tử, cùng mã số từ cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).

• Các yếu tố phụ trợ khác: Phí, lệ phí ngân sách, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và chữ ký số của người mua (chỉ bắt buộc khi hai bên có thỏa thuận riêng).

Xác định chính xác đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

Không phải mọi chủ thể kinh doanh đều sử dụng chung một loại mẫu hóa đơn. Pháp luật hiện hành phân định rõ ràng phạm vi áp dụng của hóa đơn bán hàng dựa trên phương pháp tính thuế và đặc thù địa bàn hoạt động:

1. Nhóm đối tượng tính thuế phương pháp trực tiếp

Hóa đơn bán hàng được áp dụng chủ yếu cho các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Các hoạt động nghiệp vụ bao gồm:

• Kinh doanh bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong thị trường nội địa.

• Thực hiện các hoạt động vận tải quốc tế.

• Xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được công nhận tương đương xuất khẩu.

• Xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ trực tiếp ra thị trường nước ngoài.

2. Nhóm đối tượng tại khu phi thuế quan

Các tổ chức và cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa, giao dịch nội bộ giữa các chủ thể trong khu phi thuế quan, hoặc xuất khẩu ra nước ngoài phải sử dụng hóa đơn bán hàng với nội dung ghi chú rõ ràng: "Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan".

Đối với các doanh nghiệp chế xuất, nếu có hoạt động kinh doanh ngoài phạm vi chế xuất thông thường và chọn phương pháp tính thuế trực tiếp thì cũng phải sử dụng loại hóa đơn này.